X. Tätigkeitsbericht des Landesbeauftragten für den Datenschutz Sachsen-Anhalt vom 01.04.2009 - 31.03.2011
12.3 Einschulungsuntersuchungen/schulärztliche Untersuchungen
In Nr. 12.6 des IX. Tätigkeitsberichtes hat der Landesbeauftragte über die Beratungen hinsichtlich der Einführung einer landeseinheitlichen Datenerhebung und -verarbeitung im Rahmen von Einschulungsuntersuchungen und schulärztlichen Untersuchungen in den Gesundheitsämtern Sachsen-Anhalts berichtet. Die Landesregierung hat in ihrer entsprechenden Stellungnahme dargestellt, die Ausführungen des Landesbeauftragten bei der Abfassung eines Erlasses zu berücksichtigen. Ein solcher Erlass ist bisher jedoch nicht ergangen.
Um die Datenerhebung und -verarbeitung bei Einschulungsuntersuchungen und schulärztlichen Untersuchungen in der Praxis kennenzulernen, hat der Landesbeauftragte im Berichtszeitraum das Gesundheitsamt eines Landkreises aufgesucht. Hinsichtlich einiger Aspekte wurden Empfehlungen zur datenschutzgerechteren Verfahrensausgestaltung gegeben.
Die Akten des Kinder- und Jugendärztlichen Dienstes werden bei Verlassen der Diensträume in verschlossenen Schränken aufbewahrt. Der private Reinigungsdienst reinigt diese Räume nach Dienstschluss. Da es sich bei den in den Akten gespeicherten Daten um besonders geschützte Gesundheitsdaten handelt, sollte die Reinigung in Anwesenheit von Beschäftigten erfolgen (§ 6 Abs. 2 DSG-LSA).
Darüber hinaus war im Gesundheitsamt geregelt, dass die Akten der Kinder bis zu deren 18. Lebensjahr dort verbleiben und dann im sog. Medizinalarchiv des Landkreises weitere zehn Jahre aufbewahrt werden. Eine Speicherung der Untersuchungsdaten der Kinder bis zum 28. Lebensjahr, obwohl mehrheitlich eine letzte Untersuchung in der 6. Klasse, d. h. mit ca. 12 Jahren, erfolgte, erschien zur Erfüllung der Verwaltungsaufgaben nicht zwingend erforderlich (§ 16 Abs. 2 Nr. 2 DSG-LSA). Das Gesundheitsamt schlug daraufhin vor, die Akten direkt nach der schulärztlichen Untersuchung in der 6. Klasse an das Medizinalarchiv zu geben. Das Medizinalarchiv würde dann entscheiden, wie lange die Akten dort verbleiben und sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichten. Da es sich bei dem Medizinalarchiv wohl auch um eine Verwaltungsregistratur in Verantwortung des Gesundheitsamtes handelt, wurde empfohlen, die Aufbewahrungsfristen für die jeweiligen Datenbestände konkret festzulegen und die gebotene und datenschutzkonforme Löschung zu kontrollieren. Außerdem hat der Landesbeauftragte auf das verpflichtende Angebot der Verwaltung an das zuständige archivrechtliche Archiv vor der Löschung hingewiesen (§ 11 Archivgesetz des Landes Sachsen-Anhalt).
In dem vom Gesundheitsamt genutzten Programm Octoware sind die sensiblen Gesundheitsdaten der Betroffenen ebenfalls enthalten. Hierzu wurde mitgeteilt, dass auch im Programm eine Archivierung vorgesehen ist, die durch einen Haken in einem Feld im Datensatz gekennzeichnet ist. Allerdings sei der Zugriff vom Arbeitsplatz dann wieder möglich, wenn man den Haken anklickt und dieser sodann verschwindet. Wie lange die Daten im Server gespeichert werden, war nicht bekannt.
Hierzu wies der Landesbeauftragte hin, dass die gebotene Löschung von nicht mehr erforderlichen Daten natürlich auch die elektronisch gespeicherten Daten betrifft. Der Haken für die "Archivierung" verändert nicht die Verantwortlichkeit des Gesundheitsamtes für den gesetzeskonformen Umgang mit den Daten. Demgemäß wurde das Gesundheitsamt aufgefordert, auch für die jeweils gebotene Löschung der elektronisch gespeicherten Daten Sorge zu tragen.
