Nichtamtlicher Text in der im Zeitraum des X. Tätigkeitsberichts gültigen Fassung.
VV Nr. 28 - Zu § 28 DSG-LSA (Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von Personal- und Bewerberdaten)
28. Umgang mit Personal- und Bewerberdaten
§ 28 regelt in Abs. 1 allgemein den Umgang öffentlicher Stellen mit Personaldaten. Adressaten der Regelung sind die in § 3 Abs. 1 bezeichneten öffentlichen Stellen. Erfasst sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ferner öffentliche Wettbewerbsunternehmen sowie nach § 3 Abs. 2 Nr. 2 die öffentlich-rechtlichen Kreditinstitute und Versicherungsanstalten. Besonderheiten ergeben sich aus den Abs. 2 bis 4.
28.1. Gleiche Regelungen für Arbeitgeber und Dienstherren
28.1.1 Personalaktendaten
Im Interesse der Rechtseinheitlichkeit gelten für das Erheben, Verarbeiten oder Nutzen von Personaldaten über Angestellte, Arbeiter und Auszubildende, die in einem privatrechtlich ausgestalteten Ausbildungsverhältnis stehen, grundsätzlich die §§ 84 - 91 des Landesbeamtengesetzes (LBG LSA) vom 15.12.2009 (GVBl. LSA S. 648) entsprechend; also gelten die gleichen Regelungen wie für Beamte. Diese Vorschriften des LBG LSA regeln fast ausschließlich den Umgang mit Personalakten und Personalaktendaten. Personalaktendaten sind nur solche Daten, die mit dem Dienst- oder Arbeitsverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen und daher ihrem Wesen nach Bestandteil der Personalakte sind. Es gilt der materielle Personalaktenbegriff. Welche Unterlagen Bestandteile der Personalakte sind, ist in der LT-Drs. 2/3306 vom 12.3.1997 aufgeführt.
Für die Aufnahme und Entfernung von Unterlagen ergeben sich aus dem Arbeits- und Tarifrecht einzelne Besonderheiten. Vorgänge, die zu einer Abmahnung, Änderungskündigung oder bei Bewährungsaufstieg zur Feststellung der Nichtbewährung geführt haben, müssen in der Personalakte verbleiben, soweit sie für im weiteren Verlauf des Arbeitsverhältnisses gegebenenfalls erforderliche Maßnahmen (Abmahnung, Änderungskündigung oder Kündigung) noch benötigt werden.
Für genetische Untersuchungen im Arbeitsleben gelten nach § 3 Abs. 3 dieses Gesetzes vorgehende Regelungen des Gendiagnostikgesetzes. Bei verständiger Auslegung der einschlägigen Vorschriften des LBG LSA, insbesondere der §§ 10, 49 und 84 bis 91, sowie unter Berücksichtigung der einschlägigen Rechtsprechung müssen die Verbote genetischer Untersuchungen nach §§ 19 und 20 sowie arbeitsrechtlicher Benachteiligungen nach § 21 des Gendiagnostikgesetzes auch bei Personen Beachtung finden, die sich in einem öffentlich-rechtlichen Dienstverhältnis zum Land oder zu einer der Aufsicht des Landes unterstehenden Körperschaft, Anstalt oder Stiftung des öffentlichen Rechts stehen oder sich für ein solches Dienstverhältnis beworben haben.
28.1.2 Personaldaten, die nicht Personalaktendaten sind
Für den Umgang mit sonstigen Personaldaten, die nicht Personalaktendaten sind (z.B. in Unterlagen über die Geschäftsverteilung, über Organisationsuntersuchungen, Stellenbesetzungen) gelten grundsätzlich die allgemeinen Regelungen des DSG-LSA. Es handelt sich um Sachaktendaten. Letztlich liegt der Unterscheidung von Sach- und Personalaktendaten eine von der Fürsorgepflicht des Dienstherrn gesteuerte Wertung zu Grunde.
Allerdings ist § 90 Abs. 4 Satz 1 BG LSA zu berücksichtigen, der in seiner Anwendung nicht auf Personalaktendaten beschränkt ist. Diese Vorschrift bestimmt, dass der Dienstherr oder Arbeitgeber über Bedienstete oder Bewerber personenbezogene Daten nur erheben darf, soweit dies zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienst- oder Arbeitsverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller oder sozialer Maßnahmen, insbesondere auch zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes, erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift dieses erlaubt. Die Regelung erfasst z. B. auch die Erhebung von Daten für Personalverzeichnisse oder im Rahmen der Kosten- und Leistungsrechnung; letztere sollte aber soweit möglich mit aggregierten Daten durchgeführt werden. Die Vorschrift geht der allgemeinen Erhebungsregelung des § 9 Abs. 1 vor. Die Zulässigkeit der nachfolgenden Verarbeitung oder Nutzung derjenigen Daten über Bedienstete, die nicht Personalaktendaten sind, beurteilt sich mangels bereichsspezifischer Regelungen nach §§ 10 bis 13, 15 und 16. Dabei ist zu beachten, dass aus § 10 Abs. 1 für die nachfolgende Speicherung, Veränderung und Nutzung der Daten grundsätzlich die Bindung an den Erhebungszweck folgt.
28.2 Anforderung von Befunden bei Einstellung
Die mit einer Einstellungsuntersuchung beauftragten Ärzte oder Psychologen dürfen der Einstellungsbehörde Befunde nur mit Einwilligung Betroffener zuleiten. Diese Einschränkung besteht nicht ausdrücklich, wenn entsprechende Untersuchungen im Laufe eines Dienst- oder Arbeitsverhältnisses vorgenommen werden, z. B. bei Prüfung der Dienstunfähigkeit von Beamten. Schon aus dem Erforderlichkeitsprinzip ergibt sich, dass nicht mehr Daten als erforderlich angefordert werden dürfen.
28.3 Daten abgelehnter Bewerber
Bei erfolglosen Bewerbungen sind die vor der Eingehung des Dienst- oder Arbeitsverhältnisses erhobenen Daten der Bewerber zu löschen. Von der Löschung kann mit Einwilligung (Nr. 4.2) der Betroffenen abgewichen werden. Die Löschung erfolgt am besten durch Rückgabe der Bewerbungsunterlagen; in diesem Fall wird nur das Bewerbungsschreiben zur Akte genommen.
