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XI. Tätigkeitsbericht des Landesbeauftragten für den Datenschutz Sachsen-Anhalt vom 01.04.2011- 31.03.2013

11.3 Aufbewahrung von Abmahnungen

Bei der Prüfung eines Personalamtes stellte der Landesbeauftragte fest, dass das Personalamt dazu übergegangen war, Abmahnungen dauerhaft in Personalakten zu speichern. Hierzu wurde auf Folgendes hingewiesen:

Der Anspruch auf Entfernung einer unberechtigten Abmahnung ist in der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts seit langem anerkannt. Die Aufbewahrung von zunächst berechtigten Abmahnungen gestaltet sich problematischer.

Es ergibt sich schon aus der (ggf. entsprechenden) Anwendung der §§ 89 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 LBG LSA i. V. m. 28 Abs. 1 DSG LSA, dass begründete Abmahnungen i. d. R. nach zwei Jahren aus der Personalakte zu entfernen sind.

Denn Behauptungen, Beschwerden oder Bewertungen, die für den Betroffenen ungünstig sind oder nachteilig werden können, sind nach zwei Jahren auf Antrag zu entfernen. Abmahnungen, die ein Verhalten als vertragswidrig bewerten und die Aufforderung zu pflichtgemäßem Verhalten statuieren, dürften unter diese Regelung fallen. Dafür spricht auch, dass diese Entfernungsregelung nach § 16 Abs. 5 DG LSA ebenfalls für das beamtenrechtliche Pendent zur Abmahnung, die schriftliche Missbilligung, gilt.

Auch nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts kann grundsätzlich ein Anspruch auf Entfernung zunächst berechtigter Abmahnungen bestehen, wenn sie für die weitere Beurteilung überflüssig geworden sind (durch Zeitablauf „verbraucht“). Ein solcher Fall liegt vor, wenn eine Interessenabwägung im Einzelfall ergibt, dass die weitere Aufbewahrung zu unzumutbaren beruflichen Nachteilen für den Arbeitnehmer führen könnte, obwohl der beurkundete Vorgang für das Arbeitsverhältnis rechtlich bedeutungslos geworden ist. Eine zur Personalakte genommene Abmahnung ist geeignet, den Arbeitnehmer in seinem beruflichen Fortkommen und seinem Persönlichkeitsrecht zu beeinträchtigen.

Da die Rechtsprechung bei derartigen Auseinandersetzungen auch auf den langjährigen Vorrat an Vertrauen abstellt, hat auch der Dienstherr bzw. Arbeitgeber ein Interesse, sich bei Kündigungsverfahren auf Vertrauensverlust infolge früheren Fehlverhaltens berufen zu können. Hier können ggf. auch länger zurück liegende Abmahnungen eine Rolle spielen.

Die Abmahnung hat dem Bundesarbeitsgericht zufolge nicht nur eine Warnfunktion, sondern auch eine Rüge- und Dokumentationsfunktion. Ein Anspruch auf Entfernung setzt nicht nur den zeit- und verhaltensbedingten Verlust der Warnfunktion voraus. Auch sonstige berechtigte Interessen an der Dokumentation der Pflichtverletzung sind zu beachten.

Bei der in diesen Fällen gebotenen Interessenabwägung ist in Sachsen-Anhalt die Wertung des Gesetzgebers in den Vorschriften des § 89 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 LBG LSA i. V. m. § 28 Abs. 1 DSG LSA und § 16 Abs. 5 DG LSA zu berücksichtigen. Die pauschale dauerhafte Aufbewahrung von Abmahnungen erscheint daher unzulässig.