16.1    Datenschutz bei technikunterstützten Verfahren der Personal- und Haushaltsbewirtschaftung

Im Zuge einer immer weiter voranschreitenden Modernisierung der öffentlichen Verwaltung werden beim Bund und in den Ländern derzeit eine Vielzahl automatisierter Personalinformationssysteme bzw. Personalmanagementverfahren sowie automatisierte Verfahren zur betriebswirtschaftlichen Steuerung der Haushaltswirtschaft eingesetzt.

Aus diesem Grund hat der Arbeitskreis Personalwesen der Konferenz der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder im vergangenen Berichtszeitraum Handlungsempfehlungen zu diesem Thema erarbeitet. Diese Handlungsempfehlungen können über das Internetangebot des Landesbeauftragten (www.datenschutz.sachsen-anhalt.de) im Bereich Service als Info-Material abgerufen werden.

Zusammenfassend bleibt festzustellen, dass personenbezogene Daten der Beschäftigten in technikunterstützten Verfahren nur in dem Umfang gespeichert, übermittelt und genutzt werden dürfen, in dem dies rechtlich zulässig und im Rahmen der festgelegten Zwecke zur Durchführung der der jeweiligen Stelle obliegenden personalwirtschaftlichen, organisatorischen und sozialen Aufgaben erforderlich ist (Grundsätze der Erforderlichkeit und der Zweckbindung). Besondere Beachtung sollten die Vorschriften des öffentlichen Dienstrechts und insbesondere die Regelungen über den Schutz von Personalaktendaten finden. In einem Berechtigungskonzept ist daher festzulegen, wer im Rahmen der ihm übertragenen Aufgaben für welche Zwecke und in welcher Form (Lesen / Verändern) befugt ist, auf personenbezogene Daten zuzugreifen bzw. Auswertungen vorzunehmen. Dabei ist der Grundsatz der Datenvermeidung und Datensparsamkeit zu berücksichtigen. Diese Grundsätze gelten zumal bei zentralen Datenbanken. So kann insgesamt vermieden werden, "gläserne Bedienstete" zu schaffen. Die Rechte der Betroffenen und das Transparenzgebot sind stets zu beachten. Insbesondere im Rahmen von Auswertungen sollen Personaldaten soweit wie möglich anonym und pseudonym Verwendung finden. Technische und organisatorische Maßnahmen müssen das Erreichen der Sicherheitsziele des § 6 Abs. 2 DSG-LSA gewährleisten.

Auch in der Landesverwaltung Sachsen-Anhalt ist die Einführung eines ressortübergreifenden integrierten Stellen-, Personal- und Bezügemanagementsystems vorgesehen. Dieses Projekt wurde im IT-Konzept der Landesverwaltung aufgenommen. Ziel ist es, durch die Einführung einer landesweit einheitlichen Softwareausstattung eine Vereinheitlichung der Personal- und aufgabenbezogenen Prozesse in allen Organisationseinheiten zu erreichen.
Der Landesbeauftragte wurde durch die Staatskanzlei Ende 2005 gem. § 14 Abs. 1 Satz 2 DSG-LSA beteiligt und begleitet die Arbeit an diesem Projekt, zur Zeit insbesondere die Erstellung von Ausschreibungsunterlagen durch das Ministerium der Finanzen, in datenschutzrechtlicher Hinsicht.