16.3    Erfolglose Bewerbungen in Personalunterlagen

Die Personalakten sind Grundlage für die Entscheidung über die dienstliche Entwicklung des Beschäftigten. Ihr Inhalt ist daher für den Betroffenen von erheblicher Bedeutung. Deshalb wird gelegentlich die Frage diskutiert, ob erfolglose Bewerbungen zur Personalakte zu nehmen sind. Im Interesse des Persönlichkeitsschutzes der Beschäftigten enthält allerdings § 90 Abs. 1 Satz 2 BG LSA hierzu eine klare Aussage. Danach dürfen nur Daten in der Personalakte aufgenommen werden, soweit sie mit dem Beschäftigungsverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen. Ergänzend sagt das Gesetz ausdrücklich, dass andere Unterlagen nicht in die Personalakte aufgenommen werden dürfen. Das grundsätzliche Ziel der Datensparsamkeit und Datenvermeidung im Interesse des Persönlichkeitsschutzes wird hier nochmals besonders hervorgehoben.

Mit der Bewerbung verfolgt der Bewerber den Zweck, eine Veränderung seiner Beschäftigungssituation zu erreichen. Bleibt der Bewerbung jedoch der Erfolg versagt, hat sich der Zweck erledigt. Ein innerer Zusammenhang mit dem aktuell bestehenden Dienst- oder Beschäftigungsverhältnis besteht gerade nicht.

Nicht einmal auf Wunsch des Betroffenen können abgeschlossene Bewerbungen in die Personalakte aufgenommen werden. Dies würde dem Anliegen des Gesetzgeber zuwiderlaufen, mit der grundlegenden Regelung des Dienstrechts eine möglichst weitgehende Übereinstimmung des Personalaktenrechtes für die Beamten aller Dienstherren zu schaffen. Dieses Ziel wäre nicht zu erreichen, wenn die Akten entsprechend der Wünsche der Mitarbeiter unterschiedlich umfangreich ausgestaltet werden. Die Regelung, dass andere Unterlagen nicht aufgenommen werden können, ist zwingendes Recht und nicht abdingbar.

Der Erlass einer Obersten Landesbehörde zur Führung von Personalakten sah jedoch vor, dass erfolglose Bewerbungen innerhalb des Ressorts oder in den Geschäftsbereich einer anderen Obersten Landesbehörde in Sachakten aufzunehmen seien, während erfolglose Bewerbungen zu anderen Dienstherren sogar in die Personalakten (Teilakte) Eingang finden sollten. Die Oberste Landesbehörde ging davon aus, dass es die Fürsorgepflicht gebietet, Veränderungsbestrebungen der Beschäftigten im Blick zu halten und so den Neigungen und Entwicklungsvorstellungen der Beschäftigten optimal Rechnung tragen zu können. Zudem gelte es, auch im Hinblick auf Probleme bei Nachbesetzungen der Abwanderung von Bediensteten zu anderen Dienstherren entgegen zu wirken. Man sei für Versetzungen ohnehin zuständig und habe diesbezüglich umfänglichen Schriftverkehr zu bewältigen. Dies gelte insbesondere für die Anfertigung aktueller Beurteilungen, die für die ausschreibende Dienststelle für die Durchführung korrekter Auswahlverfahren erforderlich seien. Außerdem seien Bewerbungen auf dem Dienstweg durchzuführen und daher ohnehin bekannt.

Der Landesbeauftragte hat gegenüber der Obersten Landesbehörde zunächst darauf hingewiesen, dass sich der Zweck der Unterlagen mit Abschluss des Bewerbungsvorgangs erledigt habe. Den personalwirtschaftlichen Interessen an der Berücksichtigung von Veränderungsbestrebungen kann anders ausreichend Rechnung getragen werden. Wenn der Mitarbeiter von sich aus - freiwillig - den Wunsch nach Veränderung artikuliert, dürfte es eine sachdienliche Personalwirtschaft sogar gebieten, entsprechende Informationen zu speichern, um unter Berücksichtigung derartiger Wünsche einen optimalen Personaleinsatz zu gewährleisten. Diesbezügliche Unterlagen, die den Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes dienen, gehen aber der Zweckbestimmung nach über das einzelne Dienstverhältnis hinaus. Personalwirtschaftliche Unterlagen sind daher in Sachakten zu führen, nicht in Personalakten.

Die Aufbewahrung erfolgloser Bewerbungen in Personalakten für die Personalwirtschaft und -verwaltung ist nicht unerlässlich. Vielmehr steht dem das Persönlichkeitsrecht des Betroffenen (unbeobachtete Bewerbung) entgegen. Bewerbungen enthalten oftmals Überschussinformationen, die den Dienstherrn nicht zu interessieren haben. Zudem besteht die Gefahr der Stigmatisierung. Eine größere Anzahl erfolgloser Bewerbungen begründet für den unbefangenen Betrachter zumindest die Vermutung, dass der Bewerber auf dem gegenwärtigen Dienstposten nicht zurecht kommt und auch auf dem Stellenmarkt keine Chancen hat. Die Versendung der aufgefüllten Personalakten mit alten, erfolglosen Bewerbungsvorgängen dürfte mit der von der Behörde betonten Fürsorge kaum zu vereinbaren sein.

Auch die Kenntnisnahme von Bewerbungen auf dem Dienstweg erscheint nicht zwingend. Zwar mag die Organisation der Personalwirtschaft im eigenen Geschäftsbereich entsprechende Verfahren vorgeben. Ein Dienstweg in den Geschäftsbereich einer anderen Obersten Landesbehörde oder gar eines anderen Dienstherrn erscheint aber fraglich. Für Letzteres sind beamtenrechtliche Vorgaben nicht ersichtlich. Dass die Behörde ggf. ohnehin Kenntnis von der Bewerbung ihres Mitarbeiters bekommt, wenn die ausschreibende Behörde die Personalakte anfordert, ist unerheblich. Die ausschreibende Behörde darf Personalakten nur dann anfordern, wenn der Bewerber in die engere Wahl kommt und nicht von vornherein ausscheidet. Zudem erfolgt die Anforderung nur mit der Einwilligung des Betroffenen.

Der Landesbeauftragte hat auch darauf hingewiesen, dass der für die Personalaktenqualität erforderliche unmittelbare innere Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis auch nach Rechtsprechung und Literatur allenfalls im Einzelfall bei internen Bewerbungen gegeben sein kann.

Nunmehr sieht ein geänderter Erlass der Obersten Landesbehörde vor, dass Bewerbungen zu einem anderen Dienstherrn, soweit nur das Bewerbungsschreiben anfällt, Sachaktenqualität haben. Die Bewerbung zu anderen Dienstherrn, soweit dabei weiterer Schriftverkehr anfällt, sowie Bewerbungen zum gleichen Dienstherrn werden in der Personalakte aufgenommen. Die Oberste Landesbehörde hat also leider die Beratungen zum Anlass genommen, die Personalaktenführung zulasten des Persönlichkeitsrechts der Beschäftigten in höchst bedenklichem Umfang zu verschlechtern. Wenigstens wurde seitens der Behörde bekundet, dass man bemüht sei, eventuelle Sammlungen über eine Vielzahl von erfolglosen Bewerbungen bei der Anforderung von Personalakten nicht mitzusenden.