20.23    Klientenverwaltungssystem für Integrationsfachdienste

Der Landesbeauftragte hatte im Januar 2006 erfahren, dass in Sachsen-Anhalt das Programm Klientenverwaltungssystem für Integrationsfachdienste (KLIFD) eingesetzt wird. Hierbei handelt es sich um ein Programm, dass in den auf der Grundlage der §§ 109 ff SGB IX tätigen Integrationsfachdiensten (IFD) die interne Dokumentation sicherstellen soll. Außerdem sollen dort alle Daten zur Verfügung stehen, die dem Integrationsamt (IA) zu übermitteln sind. KLIFD wurde in Sachsen-Anhalt bereits im Februar 2005 aufgrund eines Beschlusses der Bundesarbeitsgemeinschaft der Integrationsämter und Hauptfürsorgestellen eingeführt. Eine Beteiligung des Landesbeauftragten vor Einführung dieses Verfahrens erfolgte nicht.

Aufgrund der sodann erfolgten Abstimmung mit dem Landesverwaltungsamt konnte der Landesbeauftragte zwar feststellen, dass die Anwendung von KLIFD nicht auf grundlegende datenschutzrechtliche Bedenken stößt. Im Einzelnen waren jedoch Änderungen vorzunehmen, um den datenschutzrechtlichen Anforderungen zu genügen. Diese waren z.B.:

Gelöschte Datensätze in der Datenbank des IFD werden als solche lediglich gekennzeichnet, nicht jedoch physisch aus dem Datenbestand entfernt. In dieser Form werden sie bei der nächsten Datenübertragung an das IA gesendet.

Da die Datenbanken mittels Texteditor manipulierbar sind, ist nicht erkennbar, wer wann eine Änderung veranlasst hat. Die Integrität der gespeicherten Daten ist zu gewährleisten. Zur Zeit stehen die administrativen Funktionen allen Softwarenutzern in den IFD zur Verfügung.

Die unterschiedlichen Phasen der Unterstützung der Klienten (Kontaktaufnahme, Beratung, Betreuung) werden nicht durch verschiedene Masken abgebildet. In den IFD entscheidet jeder Mitarbeiter selbst, welche Eingaben erforderlich sind. Eine Unterscheidung sollte jedoch im Hinblick auf den Erforderlichkeitsgrundsatz bereits durch die Software unterstützt werden. Dies würde die Gefahr mindern, dass mehr personenbezogene Daten der Klienten als erforderlich erhoben und gespeichert werden.

Eine Unterscheidung zwischen Pflicht- und freiwilligen Angaben findet z.Zt. nicht statt. Erst eine Plausibilitätskontrolle bei der Speicherung zeigt fehlende Einträge. Die Software sollte derart geändert werden, dass verpflichtende und freiwillige Angaben unterschieden werden können.

In KLIFD sind Kontaktpersonen bei Kooperationspartnern als Datensätze in einer eigenen Kontaktpersonendatenbank gespeichert. In den Klientendatensätzen wird ein Verweis auf die Kontaktpersonendatenbank angelegt. Eine Löschung der Einträge in der Kontaktpersonendatenbank ist nicht möglich, da der Verweis beim Klienten sonst in Leere ginge. Im Laufe der Jahre kommt es zu einer Datensammlung zu früheren Mitarbeitern bei Behörden oder Institutionen, die als Ansprechpartner nicht mehr zur Verfügung stehen. Diese Funktion muss aufgrund des Grundsatzes der Datensparsamkeit und Datenvermeidung grundsätzlich überdacht werden.

Das Landesverwaltungsamt hat diese Hinweise umgehend an die Arbeitsgruppe zur Programmpflege und Entwicklung von KLIFD weitergegeben. Im Ergebnis soll zunächst die Löschung von Klientendaten gewährleistet werden. Ob und inwieweit die weiteren Maßgaben umgesetzt werden, wird der Landesbeauftragte weiterhin beobachten.