17.4. Durchsuchung der Zentralablage

Anonyme Schreiben an verschiedene Einrichtungen warfen der Leitung des Ministeriums für Landwirtschaft und Umwelt unsachliche und rechtswidrige dienstliche Entscheidungen vor. Als Absender der Schreiben waren Mitarbeiter des Ministeriums bzw. Mitarbeiter des Personalreferates aufgeführt. Um den Urheber der Schreiben zu ermitteln, wurde ein Suchlauf auf der Zentralablage des Servers durchgeführt. Der Landesbeauftragte wurde um Prüfung des Vorgangs gebeten.
Der elektronische Suchlauf auf dem Server des Ministeriums erfasste die Zentralablage des Servers (die Abteilungs- und Referatsablage und die Nutzerablage). Passwortgeschützte Dateien, lokale Laufwerke und der E-Mail-Server wurden nicht durchsucht. Aber es waren auch Speicherungen des Personalrats betroffen. Die mit Standardsoftware durchgeführte Suche nach Dateinamen richtete sich auf das Auffinden von zwei Stichworten. Es wurde kein Treffer erzielt.

Im Hinblick auf das Ergebnis des Suchlaufs war festzustellen, dass mangels Treffers kein datenschutzrechtlich relevanter Erhebungs-, Verarbeitungs- oder Nutzungsvorgang stattgefunden hat. Objektiv betrachtet war daher zunächst auch kein Datenschutzverstoß feststellbar.

Der Suchlauf hatte aber eine datenbezogene Rechenoperation in Gang gesetzt, die im Trefferfall zu personenbezogenen Daten hätte führen können. Gegen die Verpflichtung des Ministeriums, die Ausführung der Vorschriften des Datenschutzes sicher zu stellen, wäre verstoßen worden, wenn es für eine Erhebung im Trefferfall keine Rechtsgrundlage gegeben hätte.
Trotz Bedenken konnte im Ergebnis jedoch festgestellt werden, dass für eine solche Datenerhebung eine Rechtsgrundlage (§ 9 Abs. 2 Nr. 2 a) DSG-LSA) gegeben gewesen wäre.

Die Verhältnismäßigkeit der Maßnahme war indessen zweifelhaft.

Nach dem verfassungsrechtlichen Grundsatz der Verhältnismäßigkeit darf ein Eingriff in das Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung nicht außer Verhältnis zum angestrebten Ziel stehen (Verhältnismäßigkeit im engeren Sinne). Maßgeblich für Verhältnismäßigkeit eines solchen Eingriffs ist u. a. das Gewicht des Eingriffs (Persönlichkeitsrelevanz) und, ob der Betroffene einen zurechenbaren Anlass für die Maßnahme gegeben hat. Werden Personen, die keinen Anlass gegeben haben, in großer Zahl in den Wirkungsbereich einer Maßnahme einbezogen, kann dies zu Einschüchterungseffekten führen. Die Einbeziehung von Personen, die in keiner Beziehung zum Tatvorwurf stehen, kann zu einer die Eingriffsintensität merklich erhöhenden Streubreite führen.
Demgemäß erfordern Eingriffe bestimmte Gefahrenstufen. Die Verhältnismäßigkeit gebietet, dass selbst bei einer drohenden Rechtsgutsbeeinträchtigung größten Ausmaßes das Erfordernis einer hinreichenden Wahrscheinlichkeit des Gefahreneintritts berücksichtigt wird. Grundrechtseingreifende Ermittlungen "ins Blaue hinein" sind mit der Verfassung nicht zu vereinbaren.
Staatliches Eindringen in die Privatsphäre aufgrund reiner Spekulation, begründet die Gefahr maßloser Ermittlungen. Erhebt man einen Generalverdacht, erfasst man viele, trifft es Unbeteiligte. Bei Vorfeldermittlungen mit großer Streubreite sind konkrete Fakten hinsichtlich einer konkreten Gefahrenlage zu dokumentieren.

Im vorliegenden Sachverhalt wurden durch die Suche alle Nutzer der Zentralablage, auf der nach Vorgaben des Ministeriums aus Sicherheitsgründen zu speichern war, erfasst. Fast alle Bediensteten mit dienstlichen und ggf. auch privaten Speicherungen wurden also einbezogen. Die Reaktion der Personalräte und die nachfolgende öffentliche Diskussion sowie die Debatte im Landtag zeigten, dass vielfach das Gefühl unangemessener Überwachung entstand.

Die Frage nach der Verhältnismäßigkeit gebietet jedoch auch eine Abwägung mit den legitimen Interessen des Dienstherrn.
Es war zu berücksichtigen, dass auf der Zentralablage grundsätzlich dienstliche Korrespondenz zu speichern ist. Die Kenntnisnahme dieser Korrespondenz als Teil der Behördenkommunikation steht der Hausleitung grundsätzlich zu.
Zudem wurde der Suchlauf für interne Zwecke der Wahrnehmung von Aufsichts- und Kontrollbefugnissen durchgeführt.
Zunächst bestand die Notwendigkeit, die leitenden Mitarbeiter vor weiteren Anschuldigungen in dieser Form zu schützen.
Zudem wiesen die Schreiben auf Verfasser aus dem Haus hin, so dass auch den insoweit Beschäftigten gegenüber die Notwendigkeit bestand, den Verdacht auszuschließen, dass Mitarbeiter des Ministeriums als Verfasser ernsthaft in Betracht kommen.
Auch die Verteilung der anonymen Schreiben machte ein Einschreiten erforderlich. Die Vorwürfe kursierten in der Justiz, der Regierung sowie in weiteren unbestimmten Kreisen. Sie waren auch im ganzen Haus bekannt. Damit war das Ansehen der Ministeriumsleitung in breiten, nicht näher eingrenzbaren Bereichen tangiert. Rufschädigungen ist entgegen zu treten.

Weiter war zu berücksichtigen, dass die tatsächliche Beeinträchtigung der Nutzer der Zentralablage letztlich eher gering war. Dies ergab sich aus dem durchgeführten Verfahren und den verwendeten Suchbegriffen.
Der Suchlauf wurde nur durch die Administratorin durchgeführt. Es wären auch nur Treffer gemeldet worden. Eine Grundrechtsbeeinträchtigung der Vielzahl der "Unbescholtenen" war gemäß der Rechtsprechung des Bundesverfassungsgerichts nicht gegeben, denn die Nutzer der Zentralablage blieben infolge des Vorgehens anonym; es wurden keine Datenspuren erfasst.
Die Suchbegriffe waren sehr spezifisch ausgewählt worden, so dass eine Trefferwahrscheinlichkeit bei Beschäftigten, die keines der anonymen Schreiben auf Ihrer Ablage gespeichert hatten, relativ gering war.
Eine besondere Reduktion erfuhr die Betroffenheit dadurch, dass nur ein Suchlauf nach Dateinamen, nicht nach Dateiinhalten durchgeführt wurde, der die Wahrscheinlichkeit eines Treffers extrem verkleinerte. Nur bei den als "Treffer" gemeldeten Fällen wäre für den Betroffenen eine "Entlastung" notwendig geworden.

Datenschutzrechtlich bedenkliche Kontrollmaßnahmen, die zur merklichen Beeinträchtigung des Persönlichkeitsrechts geführt hätten, lagen im Ergebnis nicht vor. Datenschutzrechtlich problematische Nutzungen dienstlicher Kommunikationstechnik zur Mitarbeiterüberwachung wären i. d. R. erst bei Maßnahmen gegeben, die aufgrund ihres Umfangs und der tatsächlichen Betroffenheit des Einzelnen mit dem Schutz des Persönlichkeitsrechts der Beschäftigten nicht mehr vereinbar sind.

Die Verhältnismäßigkeit stand noch deshalb in Frage, weil das Ministerium es vor der Veranlassung des Suchlaufs versäumt hatte, den Personalrat zu beteiligen. Auch die Zulässigkeit besonderer Formen der Datenerhebung unterliegt dem allgemeinen Verhältnismäßigkeitsgrundsatz.
Die Dienstvereinbarung sah grundsätzlich keine Leistungs-/Verhaltenskontrollen der Beschäftigten vor. Ausnahmen bedürfen der Zustimmung des Personalrats. Dienstvereinbarungen schaffen grundsätzlich personalvertretungsrechtlich eine verbindliche Grundlage.
In der Gesamtschau war die Verhältnismäßigkeit dennoch gegeben.
Die Recherchen des Landesbeauftragten ergaben, dass der Dienstvereinbarung ein klares Verdikt gegen die Durchführung eines Suchlaufs ohne vorherige Zustimmung des Personalrats nicht zu entnehmen war. Das Ministerium hätte den Personalrat im Trefferfall beteiligt.
Erst im Fall weiterer Maßnahmen wäre aber eine spürbare Intensivierung der Grundrechtsbeeinträchtigung der Betroffenen erfolgt. Zuvor war die Beeinträchtigung eher gering. Im Hinblick auf den für die Verhältnismäßigkeit wesentlichen Aspekt der Intensität der Beeinträchtigung erschien die Verschiebung einer Beteiligung auf konkretere Maßnahmen noch akzeptabel.
Auch wenn die Unterlassung einer frühzeitigen Information aus personalvertretungsrechtlicher Sicht möglicherweise kritisch war, lag noch keine Unverhältnismäßigkeit in datenschutzrechtlicher Hinsicht vor.

Die Verhältnismäßigkeit des Suchlaufs war auch insoweit zu würdigen, als Daten hätten zu Tage treten können, die der Verschwiegenheit der Personalvertretung unterliegen. Die Verschwiegenheit der Personalvertretung dient aber vornehmlich dem Schutz der persönlichen Daten derer, die Objekte personalvertretungsrechtlichen Handelns sind. Die Wahrscheinlichkeit, dass Daten von Beschäftigten erfasst würden , die sich vertrauensvoll an die Personalvertretung gewandt hatten, war jedoch äußerst gering. Wegen der Suche von spezifischen Begriffen in Dateinamen wären herkömmliche Personalratsunterlagen kaum betroffen gewesen.

Der Landesbeauftragte hat gegenüber dem Ministerium und in der Öffentlichkeit deutlich gemacht, dass die besonderen komplexen Umstände dieses Einzelfalls und die dazu vorgenommenen Erwägungen keine Verallgemeinerung hinsichtlich einer grundsätzlichen datenschutzrechtlichen Zulässigkeit von Datensuchläufen zur Beschäftigtenüberwachung erlauben.