23.2. Kontrolle in Justizvollzugsanstalt: Licht und Schatten

Der Landesbeauftragte kontrollierte im September 2007 eine Justizvollzugsanstalt. Auch nachdem er das Justizministerium gebeten hatte, aufgrund der unzureichenden Stellungnahme der Anstalt und des Umstands, dass eventuell weitere Justizstellen zu beteiligen wären, eine Ergänzung der Stellungnahme zu veranlassen, blieben auch nach Übersendung von weiteren Informationen noch Fragen offen.

Zunächst ergab die Prüfung der Justizvollzugsanstalt vor Ort eine beispielhaft positive Verfahrensweise beim Nutzen der Gefangenenpersonalakten. So wurde die Entnahme von Gefangenenpersonalakten aus der Vollzugsgeschäftsstelle von den betreffenden Bediensteten auf einem der jeweiligen Gefangenenpersonalakte beigefügten Entnahmeblatt abgezeichnet. Bei Entnahme der Gefangenenpersonalakten wurde dieses Blatt an zentraler Stelle in der Vollzugsgeschäftsstelle abgelegt. Nach Rückgabe wurde auf dem gleichen Formular von dem Mitarbeitenden der Geschäftsstelle gegengezeichnet und das Blatt wieder der zurückgereichten Gefangenenpersonalakte beigeheftet. Durch dieses Verfahren ist auf einen Blick die Nutzung von Akten durch nicht in der Vollzugsgeschäftsstelle beschäftigtes Personal sowie der Verbleib der Akten und ggf. deren noch nicht erfolgter Rücklauf feststellbar. Nicht nur zur Sicherung des Aktenbestands, sondern auch für Kontrollzwecke stellt diese Verfahrensweise eine gute Grundlage dar. Durch die erfreulich unkomplizierte und nachvollziehbare Praxis wird zudem auch belegt, dass ein solches Verfahren ohne größere Beeinträchtigung der Verwaltungsabläufe eingehalten werden kann.
Die stichprobenweise Auswertung der zum Entnahmetermin aus der jeweiligen Gefangenenpersonalakte ersichtlichen weiteren Veränderungen bzw. Vermerke oder Verfügungen ergab eine Nutzung der Gefangenenpersonalakten für dienstlich zulässige Zwecke.

Im Gegensatz dazu zeigte sich erneut ein alt bekanntes Problem hinsichtlich der Aktenvernichtung im Wege der Auftragsdatenverarbeitung. Zum Grundsätzlichen der Auftragsdatenverarbeitung im Justizvollzug hatte sich der Landesbeauftragte bereits im VIII. Tätigkeitsbericht (Ziff. 22.2) geäußert. In Kenntnis dieser Ausführungen und der Lösungsvorschläge aus dem Justizministerium im Rahmen der Stellungnahme der Landesregierung zum VIII. Tätigkeitsbericht war der Landesbeauftragte davon ausgegangen, dass diese Thematik befriedigend geregelt werden würde. Aber es verblieb wohl weitgehend bei der gewählten Entsorgungsform durch Auftragsverarbeitung und - wie schon zu Ziff. 19.1 festgestellt - lag dem Landesbeauftragten auch bezüglich der geprüften Justizvollzugsanstalt keine offizielle Information zu einer Auftragsdatenverarbeitung vor. Da jedoch ein nicht-öffentlicher Auftragnehmer beteiligt war, auf den die Vorschriften des DSG-LSA nicht anwendbar sind, hätte der Landesbeauftragte über eine entsprechende Beauftragung gem. § 8 Abs. 6 Satz 2 DSG-LSA unterrichtet werden müssen; dies war versäumt worden. Zwar gab es den Hinweis, dass das Landgericht, in dessen Bezirk die kontrollierte Justizvollzugsanstalt ansässig ist, den Entsorgungsvertrag abgeschlossen hatte, aber weitergehende Informationen wurden nicht erteilt. Es konnten daher weder die konkreten Vertragsbedingungen nachvollzogen werden, noch konnte der Landesbeauftragte klären, wie sich der Auftraggeber von der Einhaltung der beim Auftragnehmer getroffenen technisch-organisatorischen Maßnahmen überzeugt hat (siehe § 8 Abs. 2 Satz 4 DSG-LSA).
Bis zum Ende des aktuellen Berichtszeitraums wurde die Unterrichtung nach § 8 Abs. 6 Satz 2 DSG-LSA nicht nachgeholt.
Die Ausgestaltung des Auftragsverhältnisses aufgrund der Vielzahl beteiligter Stellen wird noch zu klären sein.
Zum 2. Quartal 2009 übersandte das Justizministerium schließlich ein Schreiben, in dem mitgeteilt wurde, dass das Landgericht eine schriftliche Vereinbarung mit den anderen Behörden hinsichtlich der Vergabe von Auftragsdatenverarbeitungen schließen wolle. Das Justizministerium teilte jedoch mit keiner Silbe mit, auf welcher Rechtsgrundlage ein solches Verfahren zulässig sein soll. Ob eine Vereinbarung ausreicht, die eigene Verantwortlichkeit der vom Landgericht "betreuten" Stellen auf das Landgericht zu verlagern, erscheint keineswegs selbstverständlich, da eine differenzierte ausdrückliche Regelung besteht. So darf zwar nach § 8 Abs. 2 Satz 3 DSG-LSA auch eine Fachaufsichtsbehörde einen Auftrag erteilen. Allerdings ist ein Landgericht nicht Fachaufsichtsbehörde gegenüber einer Justizvollzugsanstalt.
In Bezug auf die Anfrage, wie sich das Landgericht als verantwortliche Stelle über die beim Auftraggeber getroffenen technisch organisatorischen Maßnahmen überzeugt habe, wurde mitgeteilt, das Landgericht habe sich auf eine Zertifizierung eines privaten Zertifizierungsunternehmens nach DIN EN ISO 9001:2000 bezüglich des Auftragnehmers verlassen. Dieses Verfahren entspricht nicht dem eindeutigen Wortlaut des Gesetzes.

Ein weiteres Manko war leider auch bei der geprüften Justizvollzugsanstalt die Erstellung des – bis zum Kontrolltermin nicht vorhandenen – Verfahrensverzeichnisses.
Unabhängig von der gesetzlichen Pflicht, ein Verfahrensverzeichnis zu führen, sollten die dafür notwendige Feststellungen zum Verfahrensverzeichnis nicht als verzichtbarer Aufwand angesehen werden, da sie insbesondere auch der Eigenkontrolle dienen (siehe Ziff. 19.1). Bedauerlicherweise entstand der Eindruck mangelnder Ernsthaftigkeit hinsichtlich der Erstellung dieser Unterlagen. Zwar wurden nach den Kontrollhinweisen des Landesbeauftragten einige Feststellungen zum Verfahrensverzeichnis übersandt. Diese waren jedoch so unzureichend, dass die darin zu findenden Bezüge u. a. auf hessische Vorschriften und hessische EDV-Einrichtungen eher als amüsante Erscheinung am Rande betrachtet werden konnten.
Schließlich wurden Ende Januar 2009 etliche erneuerte Festlegungen zum Verfahrensverzeichnis übersandt, bei denen auf den ersten Blick schon festzustellen war, dass z. B. keine Rechtsgrundlagen für die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung der personenbezogenen Daten aufgeführt worden waren. Zudem waren die technisch-organisatorischen Maßnahmen nach § 6 DSG-LSA vielfach nicht ausreichend beschrieben.
Insgesamt steht die zusammenfassende Auswertung mit den zuständigen Stellen der Justiz noch aus und wird ggf. Gegenstand des nächsten Tätigkeitsberichts sein.