25.2. Dokumentenmanagement beim Verfassungsschutz

Im Rahmen der Beratungen des Arbeitskreises Sicherheit der Konferenz der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder wurden auch die elektronische Vorgangsbearbeitung und die Einführung von Dokumentenmanagementsystemen bei den Verfassungsschutzbehörden thematisiert. Eine Abfrage bei den Verfassungsschutzbehörden ergab, dass einige Länder an der Einführung verschiedener Systeme arbeiten.

Auch die Verfassungsschutzbehörde des Landes Sachsen-Anhalt teilte mit, dass eine analysefähige Amtsdatei und ein Dokumentenmanagementsystem getestet würden. Nach einer Evaluierung sollen die entsprechenden Systeme in den regulären Betrieb übergehen. Es bestand für den Landesbeauftragten kein Grund zu der Annahme, dass sich der Testbetrieb auf personenbezogene Daten erstrecken könnte, deren Speicherung, Verarbeitung und Nutzung in solchen Systemen nicht zulässig ist.

Eine erneute Anfrage bei der Verfassungsschutzbehörde im Januar 2009 ergab, dass sich das Dokumentenmanagementsystem nach wie vor im Testbetrieb befindet. Der Wirkbetrieb solle erst nach Beendigung des aktuellen Gesetzgebungsverfahrens zur Änderung des Gesetzes über den Verfassungsschutz im Land Sachsen-Anhalt (siehe Ziff. 25.1) aufgenommen werden. Der Entwurf eines Verfahrensverzeichnisses für das Dokumentenmanagementsystem werde derzeit in Bezug auf die vorgesehene Gesetzesänderung überarbeitet.

Hinsichtlich der analysefähigen Amtsdatei wurde dem Landesbeauftragten im Januar 2009 der Entwurf eines Verfahrensverzeichnisses übersandt. Dessen Prüfung dauerte noch an, als Mitte Februar 2009 im Rahmen der Beratungen im Landtag zur Änderung des Gesetzes über den Verfassungsschutz im Land Sachsen-Anhalt bekannt wurde, dass die Verfassungsschutzbehörde personenbezogene Daten Minderjähriger vor Vollendung des 14. Lebensjahres elektronisch speichern soll. Die Angelegenheit fand umgehend ein breites Echo in der Presse.

Noch im Februar 2009, nur wenige Tage nach dem Bekanntwerden des vermeintlich rechtswidrigen Handelns, stattete der Landesbeauftragte der Verfassungsschutzbehörde einen ersten Besuch ab. Er informierte sich vor Ort über die Art und den Umfang der elektronischen Verarbeitung personenbezogener Daten. Im Nachgang zu diesem Besuch wandte sich der Landesbeauftragte dann schriftlich mit der Bitte an den Innenminister, Fragen zum Stand der Bewertung der Angelegenheit durch das Ministerium des Innern selbst zu beantworten. Insbesondere bat er auch um Auskunft darüber, zu welcher Einschätzung der eingeschaltete behördliche Datenschutzbeauftragte des Ministeriums des Innern gekommen sei.

Die seitens des behördlichen Datenschutzbeauftragten gewonnenen Feststellungen und Bewertungen legte dieser in einem ausführlichen Vermerk nieder, der dem Landesbeauftragten zur Verfügung gestellt wurde. Nach Auswertung dieser Unterlagen und weiterem Schriftwechsel mit dem Ministerium des Innern fand ein Gespräch zwischen der Verfassungsschutzbehörde und dem Landesbeauftragten statt, in dessen Verlauf die streitigen Systeme vorgeführt und vorläufige Einschätzungen ausgetauscht wurden.
Zum Redaktionsschluss dieses Tätigkeitsberichtes hatte der Landesbeauftragte seine Prüfung und Bewertung noch nicht abgeschlossen. Er wird die Angelegenheit weiter verfolgen.