5.1. Akten ehemaliger politischer Häftlinge in einer Gedenkstätte
Seit Januar 2007 werden Gedenkstätten durch die Gedenkstättenstiftung des Landes verwaltet. Die Vertreter der Stiftung und einer Gedenkstätte baten den Landesbeauftragten um Beratung hinsichtlich solcher Unterlagen, die ihnen ehemalige Häftlinge für die Gedenkstättenarbeit zur Verfügung gestellt hatten. Es handelte sich dabei um Unterlagen zur Inhaftierung der Betroffenen, insbesondere Vorgänge, die den Betroffenen von der Bundesbeauftragten für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der ehemaligen Deutschen Demokratischen Republik überlassen wurden. Die Unterlagen wurden der Gedenkstätte für ihre Arbeit auf der Grundlage einer besonderen Vertrauensbeziehung zur Verfügung gestellt. Konkrete schriftliche Vereinbarungen mit ehemaligen Häftlingen zur Verwendung gab es nicht. Jedoch sei stets mündlich vereinbarte Voraussetzung gewesen, dass den Unterlagen größtmöglicher Schutz nach bestem Gewissen zukommen solle. Die Unterlagen durften nur für die interne Arbeit der Gedenkstätte verwendet werden. Gegebenenfalls war auch eine Weitergabe an andere Personen zugestanden worden, jedoch nur nach schriftlicher Rückfrage und schriftlicher Erklärung der Betroffenen.

Nunmehr sollte über die Frage der weiteren sicheren Aufbewahrung nachgedacht werden. Dabei war u. a. an die Einbeziehung eines privaten Wachdienstes gedacht worden.

Seitens des Landesbeauftragten wurde darauf hingewiesen, dass nach der Darstellung von einer Depositalvereinbarung im Sinne des § 5 des Archivgesetzes als Geschäftsgrundlage der Zurverfügungstellung der Akten ausgegangen werden kann. Die Vorgaben und der gewünschte Vertrauensschutz sind auch dann zu berücksichtigen, wenn keine konkrete schriftliche Vereinbarung vorliegt. Dies war bisher so geschehen. Demgemäß hätte bei einer gravierenden Abweichung im Umgang mit den Unterlagen eine Information an die auf die Einhaltung der Geschäftsgrundlage vertrauenden Depositalgeber erfolgen müssen.

Eine im Hinblick auf die besondere Sensibilität der Unterlagen kritische Veränderung wäre der mögliche Zugang von Dritten zu den Akten gewesen. Während der Beratung konnten Hinweise zum technisch-organisatorischen Datenschutz, insbesondere zur Einrichtung und Ausstattung des Gebäudekomplexes der Gedenkstätte gegeben werden. Die Einschaltung eines privaten Wachdienstes mit Zugang zu den Vorgängen wurde verworfen.