12.4 Fehlende Zugangskontrolle

Im Zuge der anlassunabhängigen Kontrollen von Ausländerbehörden fand der Landesbeauftragte in einer Kreisverwaltung ein altbekanntes Problem vor. Gelegentlich führt ein gewerbliches Gebäudereinigungsunternehmen in den Diensträumen der Ausländerbehörde eine Grundreinigung durch. Diese aufwendigen Tätigkeiten werden regelmäßig außerhalb der gewöhnlichen Büroarbeitszeit durchgeführt, um den Dienstbetrieb in der Ausländerbehörde nicht zu beeinflussen. Die Arbeiten werden durch Mitarbeiter der Ausländerbehörde deshalb auch nicht überwacht, das Reinigungspersonal erhält zu diesem Zweck die Büroschlüssel.

Das wäre unter den Voraussetzungen, dass die Aktenschränke in der Ausländerbehörde zum Dienstschluss verschlossen werden und auch der sonstige Zugriff Unbefugter auf in den Akten gespeicherte personenbezogene Daten ausgeschlossen ist, akzeptabel, wie dies § 6 Abs. 3 DSG-LSA verlangt.
Allerdings hatte die Ausländerbehörde genau an dieser Stelle ein Problem. Sie teilte dem Landesbeauftragten in ihrer Stellungnahme zu seinem Prüfbericht mit, dass die Aktenschränke, obgleich abschließbar, ständig geöffnet bleiben müssten, um dem wechselnden Bereitschaftsdienst außerhalb der Dienstzeit den Zugriff auf die Akten zu ermöglichen, wenn dazu Bedarf bestünde.
Im übrigen wäre der Schutz der in den Akten gespeicherten personenbezogenen Daten vor dem Zugriff Unbefugter (§ 6 Abs. 3 DSG-LSA), z.B. der nach Büroschluss tätigen Reinigungsdienstmitarbeiter, nach Ansicht des Landkreises dadurch gewährleistet, dass nachträglich festgestellt werden könne, wer im Missbrauchsfall Zugang und damit Zugriff auf die Aktenbestände gehabt haben könne.

Natürlich teilte der Landesbeauftragte dem Landkreis unverzüglich mit, dass dieses Verfahren nicht im Sinne des Gesetzes sei und überhaupt nicht ausreiche. Er unterbreitete sodann die Vorschläge, die Reinigungsarbeiten so zu koordinieren, dass eine Kontrolle durch einen Beschäftigten der Ausländerbehörde möglich und gewährleistet sei oder aber, dass die Aktenschränke zum Dienstschluss stets verschlossen werden und die Schlüssel in einem Schlüsselverwahrgelass, z.B. mit einem Zahlenschloss, direkt in der Behörde hinterlegt werden, wo sie der Bereitschaftsdienst entnehmen könne.

Der Landkreis konnte sich, allerdings erst nach einer erneuten Erinnerung durch den Landesbeauftragten und direkter Einschaltung des Landrates, zu einer datenschutzgerechten Lösung entschließen.