16.1 Aufbewahrung von Anlassbeurteilungen im Zusammenhang mit Auswahlentscheidungen

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Bremen befragte unter Bezugnahme auf die Entscheidung des BVerwG vom 21. August 2003 (Az. 2 C 14.02) alle Landesbeauftragten zur Verfahrensweise der Länder beim Umgang mit Anlassbeurteilungen im Zusammenhang mit einem Auswahlverfahren.
Hierzu nahm der Landesbeauftragte wie folgt Stellung:

In Sachsen-Anhalt sind Beurteilungen zur Personalakte zu nehmen. Grundlage hierfür ist der § 90 Abs. 1 Satz 2 BG LSA, in dem es heißt:

"Zur Personalakte gehören alle Unterlagen einschließlich der in Dateien gespeicherten, die den Beamten betreffen, soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten); andere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden."

Da die Beurteilung, egal ob Regel- oder Anlassbeurteilung, die Eignung und Befähigung des Beamten im Beurteilungszeitraum widerspiegelt, wird ein unmittelbarer Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis bejaht.

Ein Beurteilungsbeitrag, der von einem unmittelbaren Vorgesetzten oder von einem früheren Erstbeurteiler bei Wechsel des Unterstellungsverhältnisses im Beurteilungszeitraum abgefordert wurde, ist jedoch nach endgültiger Aufnahme der Beurteilung in die Personalakte zu vernichten.