16.3 Sammelverfügungen

Das im § 90 Abs. 1 Satz 1 BG LSA normierte Personalaktengeheimnis erfordert, Personalakten vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Einsicht zu schützen. Daher ist es grundsätzlich unzulässig, Personalakteninformationen zu einer Person in Personalakten von anderen Personen zu speichern. Nimmt eine der anderen Personen in ihre Personalakte Einsicht, ist der Tatbestand der Übermittlung erfüllt (§ 2 Abs. 5 Nr. 3. a) DSG-LSA). Hierfür gibt es keine Rechtsgrundlage. Bei Unterlagen, die parallel laufende Personalmaßnahmen zu mehreren Personen betreffen und diese Personen namentlich aufführen (so genannte Sammelverfügungen), dürfen deshalb bei der Einfügung in die Personalakte nur die personenbezogenen Informationen zu der jeweils betroffenen Person ungeschwärzt bleiben. Schwärzungen sind allerdings derart durchzuführen, dass das Ziel, die Kenntnisnahme von personenbezogenen Daten auszuschließen, auch tatsächlich erreicht wird.

Bei Prüfungen durch den Landesbeauftragten wurde häufig festgestellt, dass Sammelverfügungen achtlos als Ablichtung in die jeweilige Personalakte gegeben worden sind. Teilweise war in den Dienststellen zwar ein Problembewusstsein vorhanden. Das Schwärzen der Daten nichtbetroffener Personen wurde aber so oberflächlich durchgeführt, dass die Namen dennoch ohne weiteres erkennbar waren. Daher sieht sich der Landesbeauftragte veranlasst, noch einmal ausdrücklich auf die oben genannte Problematik der Sammelverfügungen hinzuweisen.