16.8 Personaldatenschutz bei der Benutzung von Druckern

Durch den Hinweis eines Mitarbeiters erhielt der Landesbeauftragte davon Kenntnis, dass in einer größeren Dienststelle ein Netzwerkdrucker für die Mitarbeiter des Personalamtes in der Teeküche installiert worden sein sollte und somit allen Mitarbeitern, die diese Teeküche aufsuchen, Personaldaten bekannt werden könnten.
Auf eine erste Anfrage hin wurde der Sachverhalt bestätigt. Die Dienststelle wies jedoch darauf hin, dass es eine Dienstanweisung gäbe, in der die sofortige Abholung eines Schriftstückes nach Auslösung des Druckauftrages geregelt sei. Diese Dienstanweisung würde von den Mitarbeitern der Personalabteilung auch strikt eingehalten und häufig vom Abteilungsleiter kontrolliert.

Aus Sicht des Landesbeauftragten genügen diese Sicherheitsvorkehrungen jedoch nicht. Für den Umgang mit Personaldaten gelten die Vorschriften der §§ 90 ff. BG LSA i.V.m. § 28 Abs. 1 DSG-LSA für alle Beschäftigten des öffentlichen Dienstes.
Die Daten sind vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Einsicht zu schützen. Das bedeutet, dass gem. § 90 Abs. 3 BG LSA Zugriff auf Personaldaten nur der konkret zuständige Mitarbeiter haben darf. Der Grundsatz der informationellen Gewaltenteilung gilt auch innerhalb einer datenschutzrechtlich verantwortlichen Stelle.

Gemäß § 6 DSG-LSA hat jede öffentliche Stelle die technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen, die erforderlich sind, um die Einhaltung des Datenschutzes zu gewährleisten. Dazu gehört nach Abs. 2 Nr. 1 der Vorschrift auch die Gewährleistung der Vertraulichkeit. Unter Berücksichtigung des Personalaktengeheimnisses, der teilweise erfassten und besonders geschützten Gesundheitsdaten, der Anzahl der Beschäftigten, der Größe der Einrichtung und der gesunkenen Kosten für Drucktechnik ist ein angemessenes Datenschutzniveau zu erzielen.

Selbst wenn sich der Mitarbeiter sofort nach dem Absenden des Druckauftrages in die Teeküche begibt und seinen Ausdruck aus dem Drucker nimmt, besteht die Gefahr, dass sich andere Mitarbeiter in der Teeküche befinden und Kenntnis vom Inhalt des Ausdrucks erhalten. Auch sind gelegentliche Ablenkungen der zuständigen Mitarbeiter durch Telefon- oder E-Mail-Verkehr nicht ausgeschlossen. Das Risiko liegt in der grundsätzlichen Zugänglichkeit des Druckers in einem unverschlossenen, von mehreren Personen genutzten Raum. Durch das im Regelfall korrekte Verhalten der Mitarbeiter wird das Risiko nur gemindert, aber nicht hinreichend ausgeschlossen.

Aus technisch-organisatorischer Sicht war hier zu empfehlen, separate Drucker für die einzelnen Bereiche der Personalabteilung in nicht frei zugänglichen Räumen zu installieren. Möglich wäre auch die Installation eines Netzwerkdruckers, bei dem die Ausführung des Druckauftrags erst nach Eingabe einer PIN vom Mitarbeiter vor Ort ausgelöst wird.

Die Dienststelle teilte abschließend mit, dass die Teeküche vorerst verschlossen und jede Mitarbeiterinnen der Personalabteilung mit einem Schlüssel ausgestattet wird. Als weiteres Vorhaben ist jedoch der Austausch des vorhandenen Druckers gegen einen PIN-Drucker geplant.