VII. Tätigkeitsbericht des Landesbeauftragten für den Datenschutz Sachsen-Anhalt vom 01.04.2003 - 31.03.2005
8.4 Prüfung der Finanzämter - Keine Vorratshaltung in den Akten!
Im Rahmen der Prüfung eines Finanzamtes wurde festgestellt, dass Belege, die die Steuerpflichtigen vorgelegt hatten, nicht an diese zurückgesandt worden waren. In den geprüften Akten fanden sich diverse Originalbelege.
Das Zurückbehalten von Belegen kann jedoch einen Verstoß gegen das verfassungsrechtlich begründete Verbot der Vorratsdatenhaltung darstellen, soweit die Notwendigkeit des weiteren Verbleibs der Unterlagen beim Finanzamt nicht bestand. Zurückbehaltene Belege sind als sogenannte Dauerbelege zu kennzeichnen.
Schlüssige Begründungen für ein Zurückbehalten von z.B. Belegen über Kapitalerträge sind in der Regel nicht gegeben, da diese nur für ein Kalenderjahr von Bedeutung sind. Für derartige Belege ist es ausreichend, wenn das Finanzamt in der Steuererklärung den Hinweis „Beleg hat vorgelegen” anbringt und die eingereichten Bescheinigungen dem Steuerpflichtigen rückübersendet.
Eine entsprechende Empfehlung wurde dem betreffenden Finanzamt gegenüber ausgesprochen.