18.7 Telefonverzeichnis privater Telefonanschlüsse aller Mitarbeiter

Für die Leitung einer Stadtverwaltung sollte ein Telefonverzeichnis mit den privaten Telefonanschlüssen aller Mitarbeiter erstellt werden. Als Begründung wurde die erforderliche Erreichbarkeit der Mitarbeiter auch nach Dienstschluß aufgeführt.

Jedes Erheben, Verarbeiten und Nutzen von personenbezogenen Daten ist nur zulässig, wenn das DSG-LSA oder eine andere Rechtsvorschrift es erlaubt oder anordnet, oder soweit der Betroffene eingewilligt hat.

Da keine Einwilligung der Mitarbeiter vorlag, wäre die Datenerhebung und -verarbeitung nur nach § 28 DSG-LSA möglich gewesen. Kernpunkt dieser Vorschrift ist der in Absatz 1 aufgestellte „Erforderlichkeitsgrundsatz”, der die Verwendung personenbezogener Daten nur für zulässig erachtet, wenn ohne sie die übertragene Aufgabe nicht oder nicht vollständig erfüllt werden kann. Ist die Verwendung personenbezogener Daten nur zweckmäßig, aber nicht zwingend notwendig, dann ist sie unzulässig. Auch die Sammlung nicht anonymisierter Daten „auf Vorrat”, ohne augenblickliche Notwendigkeit, zu unbestimmten künftigen Zwecken, ist mit dem Schutzgedanken nicht vereinbar. Deshalb müssen sich alle Stellen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben personenbezogene Daten sammeln, auf das zum Erreichen des angegebenen Zieles erforderliche Minimum beschränken.
Im Hinblick darauf, daß ein ausreichendes Adressenverzeichnis der der Rufbereitschaft unterliegenden Mitarbeiter bei der Leitstelle der Feuerwehr hinterlegt war, bestand aus datenschutzrechtlicher Sicht keine begründbare Notwendigkeit mehr, von allen übrigen Mitarbeitern der Stadtverwaltung deren private Telefonnummern zu erheben.
Darüber hinaus wurde vom Landesbeauftragten darauf hingewiesen, daß es sich bei der vorgesehenen Maßnahme um einen Mitbestimmungstatbestand nach dem Personalvertretungsgesetz handeln dürfte und die erforderliche Zustimmung der Personalvertretung eine datenschutzrechtlich zu beachtende Regelung sei.
Den Empfehlungen des Landesbeauftragten wurde Rechnung getragen.