9.4 Datenschutz bei der Ausstellung und Versendung von Lohnsteuerkarten

Aufgrund einer Eingabe eines Petenten in einem anderen Bundesland ist der Landesbeauftragte der Frage nachgegangen, wie hier der Datenschutz bei der Ausstellung und Versendung von Lohnsteuerkarten gewahrt wird. Insbesondere wurde geprüft, inwieweit es zulässig ist, private Auftragnehmer an der Ausstellung und Versendung der Lohnsteuerkarten in Anbetracht der engen Grenzen und der Bedeutung der Vorschriften über das Steuergeheimnis (§ 30 AO) zu beteiligen. Grundsätzlich ist die Beauftragung nicht-öffentlicher Stellen durch Steuerbehörden als unzulässig abzulehnen. 

Zur Frage der Beteiligung privater Dienstleistungsunternehmen konnte aber einvernehmlich mit dem Ministerium der Finanzen geklärt werden, daß die gesetzliche Ermächtigung zur Offenbarung der dem Steuergeheimnis unterliegenden Verhältnisse in Einzelfällen nach § 30 Abs. 4 Nr. 1 AO zulässig ist, wenn die Offenbarung z.B. der Durchführung eines Verwaltungsverfahrens in Steuersachen dient. Das Ausstellen und Versenden von Lohnsteuerkarten ist als Voraussetzung für das Steuerabzugsverfahren Bestandteil eines solchen Verwaltungsverfahrens. 

Das Ministerium der Finanzen wurde darauf hingewiesen, daß es sich bei der insoweit datenschutzrechtlich vertretbaren Beauftragung von privaten Dienstleistungsunternehmen um eine Datenverarbeitung im Auftrag gem. § 8 DSG-LSA handelt. Unterliegt der Auftragnehmer dabei nicht dem DSG-LSA (z.B. weil er eine private Firma ist), so ist der Auftraggeber nach § 8 Abs. 6 DSG-LSA verpflichtet, vertraglich sicherzustellen, daß der Auftragnehmer die Bestimmungen des DSG-LSA befolgt und sich der Kontrolle durch den Landesbeauftragten unterwirft. Außerdem hat der Auftraggeber den Landesbeauftragten über die Beauftragung zu unterrichten. Dies wird häufig übersehen! 
Die Empfehlungen zu den bei der Vertragsgestaltung nach § 8 DSG-LSA zu beachtenden datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten hat der Landesbeauftragte in einem besonderen Merkblatt zusammengefaßt. 
Das Ministerium der Finanzen hat inzwischen die OFD Magdeburg angewiesen, die Verfügung zur Ausstellung und Versendung von Lohnsteuerkarten bezüglich eines Hinweises auf datenschutzrechtliche Vorschriften des § 8 Abs. 6 DSG-LSA zu ergänzen. 

Geändert wurde die Verfügung der OFD Magdeburg von 1995 auch in einem weiteren Punkt. Sie enthielt in Ziff. 17 Abs. 2 Satz 2 die Regelung, daß bei Abwesenheit des Arbeitnehmers die Lohnsteuerkarte offen nur einem Familienmitglied übergeben werden darf. 
Dazu war festzustellen, daß eine offene Übergabe der Steuerkarte sich rechtlich als Offenbarung von Steuerdaten an eine Privatperson darstellt und die engen Grenzen des § 30 Abs. 4 AO dies nicht zulassen. 

Die OFD Magdeburg hat sich der Auffassung des Landesbeauftragten angeschlossen und die Verfügung zur Ausstellung und Versendung der Lohnsteuerkarten für das Kalenderjahr 1996 entsprechend geändert. Künftig soll die Übergabe der Lohnsteuerkarten in einem geschlossenen Briefumschlag erfolgen.