13.4.2 Aktenvernichtung durch nicht-öffentliche Stellen

Viele öffentliche Stellen bedienen sich inzwischen bei der Entsorgung entbehrlich gewordenen dienstlichen Schriftgutes privater Dienstleistungsunternehmen. Da es sich bei der Vernichtung von Akten mit personenbezogenen Daten um Datenlöschung, also um eine Phase der Datenverarbeitung handelt, haben die den Vernichtungsauftrag erteilenden öffentlichen Stellen § 8 DSG-LSA - insbesondere dessen Absatz 6 - zu beachten.
Der Landesbeauftragte hat im Berichtszeitraum mehrere große Aktenvernichtungsunternehmen aufgesucht und die Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen - insbesondere die §§ 5 und 6 DSG-LSA - bei der Durchführung der mit den öffentlichen Stellen des Landes geschlossenen Verträge geprüft. Die Unternehmen waren kooperativ und arbeiteten im wesentlichen datenschutzgerecht. Bei einer Firma zeigten sich in einem Punkt Probleme bei der Vertragsgestaltung:
Fehlte im Vertrag die Vereinbarung der tagaktuellen Vernichtung, wurde das Aktenmaterial von dem Unternehmen solange unbearbeitet gelassen, bis die Aktenvernichtungsanlage durch tagaktuelle Aufträge nicht ausgelastet war und damit freie Kapazität entstand. Hierdurch hatte sich ein unbearbeitetes Volumen von mindestens einer Wochenproduktion angehäuft. Dies kann zu Datengefährdung und Datenmißbrauch führen.
Der Landesbeauftragte hat aber nicht mehr feststellen können, ob die Vernichtung öffentlicher Datenbestände von dieser Verfahrensweise betroffen war. Trotzdem sollte dieser Fall Anlaß für die öffentlichen Auftraggeber sein, von Zeit zu Zeit von ihrem vertraglich zu vereinbarenden Recht Gebrauch zu machen, die beim Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen selbst zu kontrollieren und sich nicht nur auf den Landesbeauftragten zu verlassen.

Deshalb empfiehlt der Landesbeauftragte, insbesondere den öffentlichen Stellen im kommunalen Bereich, alle Auftragsvergaben an nicht-öffentliche Stellen und die damit verbundene Vertragsgestaltung kritisch zu überprüfen und, wenn erforderlich, diese Verträge gem. § 8 Abs. 6 Satz 1 DSG-LSA nachzubessern und umgehend die Unterrichtung des Landesbeauftragten gem. § 8 Abs. 6 Satz 2 DSG-LSA nachzuholen.
Nur so ist der Landesbeauftragte in der Lage, seinem gesetzlich vorgeschriebenen Kontroll- und Beratungsauftrag nachzukommen.