2.3 Meldungen zum Dateienregister und innerbehördliches Dateienverzeichnis

Das Register der automatisiert geführten Dateien, das seit nunmehr 7 Jahren beim Landesbeauftragten geführt wird, beinhaltet mittlerweile über 2300 Meldungen. Dabei kann festgestellt werden, daß in den vergangenen beiden Jahren die Anzahl der (gesetzlich vorgeschriebenen) Meldungen im Vergleich zu den Vorjahren erheblich zugenommen hat (Abb. 1). Als Folge der Kritik im III. Tätigkeitsbericht (S. 10 f) sind vor allem im Bereich der Kommunalverwaltung viele Verwaltungsgemeinschaften ihrer Meldepflicht nachgekommen (Abb. 2).

...
Abb. 1: Anzahl der Meldungen zum Dateienregister in den Jahren 1992 - 1998

...
Abb. 2: Meldeverhalten der öffentlichen Stellen

Leider hat sich mit der gewachsenen Quantität die inhaltliche Qualität der Meldungen nicht verbessert. Obwohl der Landesbeauftragte in allen seinen Tätigkeitsberichten (vgl. Tätigkeitsberichte I., S. 22; II., S. 12; III., S. 10 f) auf die Mängel hingewiesen hat, bestehen nach wie vor erhebliche Defizite. Die häufigsten Kritikpunkte sind immer noch:

• ungenaue Angabe der Art der gespeicherten Daten,

• falsche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten und

• fehlende Löschungsfristen.

Des öfteren erreichten den Landesbeauftragten Dateimeldungen, die außer der Dateibezeichnung, dem Zweck und dem betroffenen Personenkreis keine weiteren Angaben enthielten. Einige Behörden schickten seitenweise Programmbeschreibungen und Dokumentationen, die den Aufbau der einzelnen Datensätze des Programms beschrieben, ob mit oder ohne Personenbezug. Und es gab öffentliche Stellen, die sogenannte "Fehlmeldungen" schickten, d. h. eigentlich, daß in der jeweiligen Behörde keine personenbezogenen Daten automatisiert verarbeitet werden. Auf Nachfrage des Landesbeauftragten stellte sich dies jedoch jedesmal als falsch heraus.

Bei der Vielzahl der Dateimeldungen aus den Verwaltungsgemeinschaften, Stadt- und Gemeindeverwaltungen fiel auf, daß oft nur eine einzige automatisierte Datei, nämlich die Einwohnermeldedatei zum Dateienregister gemeldet wurde. Der Landesbeauftragte regt deshalb an, in diesen öffentlichen Stellen noch einmal zu prüfen, ob nicht auch z. B. Personaldaten der Beschäftigten, Daten Zahlungspflichtiger bzw. -empfänger, Daten von Grundstückseigentümern und andere personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet werden.

Die Möglichkeit der kostenlosen Einsichtnahme in das Dateienregister wurde von den Bürgerinnen und Bürgern auch in den vergangenen 2 Jahren nicht wahrgenommen (vgl. schon III. Tätigkeitsbericht, S. 8). Obwohl das Dateienregister ebenso für die Durchführung von Kontrollen bei den öffentlichen Stellen des Landes genutzt wird, wurde es nach dem Willen des Gesetzgebers vorrangig zur Information für die Bürgerinnen und Bürger eingerichtet.
Der Landesbeauftragte sieht sich deshalb in seiner Auffassung bestätigt, bei der bevorstehenden Novellierung des DSG-LSA entsprechend der von ihm unterbreiteten Vorschläge diese Bestimmungen zu ändern (vgl. III. Tätigkeitsbericht, S. 9).

Davon unberührt bleibt die gesetzliche Verpflichtung jeder öffentlichen Stelle gem. § 14 Abs. 2 Satz 2 DSG-LSA, ein Verzeichnis der eingesetzten Datenverarbeitungsanlagen sowie ein innerbehördliches Dateienverzeichnis zu führen.
Diese Regelung bildet eine grundsätzliche Voraussetzung zur Durchsetzung der Ordnungsmäßigkeit der automatisierten Datenverarbeitung innerhalb der öffentlichen Stelle. Sicherheit in diesem Bereich verlangt Ordnung und Übersicht. Nur so ist es in einer öffentlichen Stelle möglich, z. B. im Falle einer Unregelmäßigkeit bei der Verarbeitung, einer eventuellen Manipulation, eines Diebstahls oder Brandes festzustellen, welche Geräte und Datenbestände betroffen sind und wie groß der entstandene Schaden ist.
Zum anderen dient das innerbehördliche Dateienverzeichnis zur Sicherstellung der Auskunftsverpflichtung gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern gem. § 15 Abs. 1 DSG-LSA. Auf diesen weiteren Aspekt hatte der Landesbeauftragte bereits in seinem III. Tätigkeitsbericht (S. 8 f) hingewiesen.