20.3 Defizite bei der polizeilichen Vorgangsverwaltung

Wie durch Presseberichte öffentlich bekannt wurde, waren einem Mitglied der parlamentarischen Kontrollkommission polizeiliche Unterlagen aus Ermittlungsverfahren anonym zugegangen.
Da sich in diesem Zusammenhang der Verdacht des Verwahrungsbruchs und der Verletzung von Dienstgeheimnissen durch Polizeibeamte ergab, ordnete das zuständige Amtsgericht auf Antrag der Staatsanwaltschaft gem. § 81b StPO an, bei 136 Polizeibeamten einer Polizeidirektion die Abnahme von Fingerabdrücken durchzuführen.
Aufgrund von Beschwerden betroffener Polizeibeamter gegen diese Maßnahme setzte die zuständige Staatsanwaltschaft den Vollzug des Beschlusses des Amtsgerichts zunächst bis zur Entscheidung über die Beschwerde aus. Die Beschwerdeentscheidung erübrigte sich dann.

Der Landesbeauftragte hatte aufgrund der Vorkommnisse eine eingehende datenschutzrechtliche Kontrolle bei der Polizeidirektion durchgeführt und eine Vielzahl von Geschäftsabläufen unter datenschutztechnischen Gesichtspunkten überprüft. Dabei ergaben sich auch Hinweise zur Überführung eines Beamten.

Wie in anderen Fällen auch, zeigten sich Mängel bei der sicheren Abwicklung des Kurierdienstes und der klaren Abgrenzung des vorgesehenen Adressaten (Person oder Dienstbereich).
So wurde u.a. empfohlen, die per Kurier zwischen den o.g. beteiligten Behörden zu transportierenden Unterlagen fortan nur verschlossen zu befördern, um sie zukünftig der absichtlichen oder unabsichtlichen Kenntnisnahme durch unbefugte Dritte zu entziehen. Für ankommende und abgehende Fernschreiben auf Mehrlagenpapier muß festgelegt werden, wieviele Durchschläge erforderlich sind, um unnötige und unzulässige Mehrfachdatensammlungen zu vermeiden und auf den festgesetzten Verteiler zu begrenzen.
Der Verteiler muß außerdem unter dem Blickwinkel der Erforderlichkeit erstellt werden, da viele Fernschreiben personenbezogene Daten übermitteln und dies im Einzelfall einer Rechtsgrundlage bedarf. Dies gilt vor allem in bezug auf die regelmäßige Information dritter, nicht an der Bearbeitung beteiligter Stellen.

Einzelne Vorgänge enthielten zudem Unterlagen, deren Herkunft nicht mehr nachvollziehbar war. Nach den im Verfahrensrecht geltenden Grundsätzen einer nachvollziehbar geordneten Amtstätigkeit muß erkennbar sein, wann, wie und durch wen eine Unterlage in die Akte gelangt ist.

Die unterbreiteten Vorschläge und Empfehlungen sind nach dem Bericht der Polizeidirektion bereits wenig später umgesetzt worden.