14.3 Einsichtnahme in Personalakten durch eine Wirtschaftsberatungsgesellschaft

Der Personalrat eines Landkreises hatte die Frage aufgeworfen, ob zur Vorbereitung betriebsbedingter Kündigungen eine außerhalb der Behörde stehende private Einrichtung herangezogen werden dürfe. Vorausgegangen war ein

Beschluß des Kreistages, ein Wirtschaftsberatungsunternehmen mit der Umsetzung von Haushaltskonsolidierungsmaßnahmen zu betrauen. Dazu sollte das Beratungsunternehmen auch die Personalakten auf kündigungsschutzrechtlich relevante soziale Daten auswerten.

Der Landkreis stützte sich bei der Zulässigkeit der Datenübermittlung auf § 12 Abs. 1 DSG-LSA (Datenübermittlung an nicht-öffentliche Stellen) i.V.m. § 10 Abs. 2 DSG-LSA (Zweckänderung). Das war falsch, denn da es dabei um persönliche Daten aus Personalakten ging, waren die bereichsspezifischen Bestimmungen der §§ 90 ff BG LSA i.V.m. § 28 DSG-LSA zu beachten. Die Datenübermittlung durch die Einsichtnahme der privaten Prüfer war dementsprechend rechtlich stark eingeschränkt und hätte der Einwilligung der Bediensteten gem. § 90d Abs. 2 BG LSA bedurft.

Eine legale Möglichkeit, wie der Landkreis ohne rechtliche Schwierigkeiten das Wirtschaftsberatungsunternehmen hätte einbeziehen können, bietet demgegenüber § 8 DSG-LSA. Danach bleibt der Landkreis als Auftraggeber Herr der Daten und weiterhin für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften verantwortlich, insbesondere für die Zulässigkeit der Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten, die Wahrung der Rechte der Betroffenen sowie die Einhaltung der nach § 6 DSG-LSA erforderlichen Datensicherungsmaßnahmen. Rechtlich findet dabei keine Datenübermittlung statt.

Der Landesbeauftragte schlug dem Landkreis deshalb vor, bis zur schriftlichen Ausgestaltung eines entsprechenden Vertrages (§ 8 Abs. 2 DSG-LSA) dem Wirtschaftsberatungsunternehmen die Personaldaten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lediglich anonymisiert oder mit deren Einwilligung zur Verfügung zu stellen.

Der Landkreis hat prompt reagiert und einen die gesetzlichen Vorgaben umfassenden schriftlichen Vertrag mit der privaten Gesellschaft geschlossen.