17.3 Abrechnungsunterlagen für Klassenfahrt

Nach der Abschlußfahrt einer 10. Klasse wurde der die Reise organisierende Lehrer von seinem Schulamt aufgefordert, alle mit der Reise im Zusammenhang stehenden namentlichen Quittungen und Belege für die Reisekostenabrechnung im Original vorzulegen.

Der Lehrer stellte die Rechtmäßigkeit der Aufforderung in Frage und bat den Landesbeauftragten um seine Rechtsauffassung zur Offenlegung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Klassenfahrten.

Alle Lehrerinnen und Lehrer stehen gem. § 30 Abs. 2 Satz 1 SG in einem unmittelbaren Dienstverhältnis zum Land. Schulische Veranstaltungen - wie Klassenfahrten - stehen in einem unmittelbaren rechtlichen Bezug zum Dienstverhältnis.

Daran ändert sich nichts, wenn im Rahmen der Fahrtplanungen durch individuelle Verhandlungen des Lehrers, z.B. mit Reiseunternehmen, Rechnungen solcher Klassenfahrten an die Privatadresse eines Lehrers gehen. Die Rechnung wird auch dann zu einer dienstlichen Unterlage. Enthalten diese Unterlagen personenbezogene Daten, so richtet sich der Umgang mit ihnen nach § 84a Abs. 2 SG i.V.m. § 28 Abs. 1 Satz 1 DSG-LSA.

Danach dürfen Daten von Lehrerinnen und Lehrern von der Schulbehörde erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn eine Rechtsvorschrift dies vorsieht. Für die Reisekosten der Lehrer gelten die speziellen Vorschriften des Bundesreisekostengesetzes. Darin ist z.B. nur die Erstattung der notwendigen Fahrkosten vorgesehen. Daraus folgt, daß die bei Klassenfahrten häufig von Reiseunternehmen angebotenen Freiplätze bei der Gesamtkostenabrechnung umzulegen sind. Deshalb hat die abrechnende Schulbehörde das Recht und die Pflicht, personenbezogene Kostenbelege im Hinblick auf die Teilnehmer zu prüfen.

Gegen die Pflicht zur Vorlage solcher Unterlagen an das Staatliche Schulamt, zu Prüfungszwecken auch an den Schulleiter, bestehen deshalb aus datenschutzrechtlicher Sicht keine Bedenken.