11.2 Aufbewahrungsfristen von Gewerbeanzeigen nach § 14 GewO

Erhebt oder verarbeitet eine öffentliche Stelle personenbezogene Daten oder nutzt sie diese, so ist dies nur zulässig, wenn das DSG-LSA oder eine andere Rechtsvorschrift es erlaubt oder anordnet, oder soweit der Betroffene eingewilligt hat. Dabei ist die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung in der Regel an einen konkreten Zweck gebunden.

So dient z.B. die Anzeige eines stehenden Gewerbes (Gewerbeanzeige) gem. § 14 Abs. 1 Satz 3 GewO ausschließlich dem Zweck, der zuständigen Behörde die Überwachung der Gewerbeausübung zu ermöglichen.

Daraus folgt, dass eine Gewerbeanzeige durch die verantwortliche Stelle nur solange aufbewahrt werden darf bzw. muss, wie die Überwachung der Gewerbeausübung währt. Danach ist die Anzeige aufgrund des weggefallenen Erfordernisses zu vernichten, die gespeicherten Daten sind zu löschen.
Der Landesbeauftragte war nun mit der Frage befasst, ob auch noch nach einer Gewerbeabmeldung, z.B. wegen Aufgabe des Gewerbebetriebes, die Gewerbeüberwachung andauert und, soweit dies bejaht wird, in welchen zeitlichen Grenzen.

Unter Abwägung aller Gesichtspunkte wird man auch datenschutzrechtlich einbeziehen müssen, dass bei den für die Gewerbeaufsicht zuständigen Behörden auch nach Ende der Gewerbeausübung ein befristet nachwirkender Kontroll- und Belegbedarf besteht. Dies kann ohne inhaltliche

Überdehnung unter dem Zweck "Gewerbeüberwachung" subsumiert werden und gewährleistet zudem den von der höchstrichterlichen Rechtsprechung auch nach Abschluss einer amtlichen Tätigkeit noch geforderten Nachweis eines ordnungsgemäßen Verwaltungshandelns. Die (spätere) erneute Erhebung der erforderlichen personenbezogenen Daten im Bedarfsfall stellt keine wirkliche Alternative dazu dar.

Daraus folgt, dass bei der in § 14 Abs. 11 GewO vorgesehenen Löschungsentscheidung ein begrenzter weiterer Aufbewahrungsbedarf nach § 16 Abs. 3 Nr. 1 DSG-LSA als erforderlich vertretbar erscheint. Dafür sieht § 18 Abs. 1 lit. b) der Aktenordnung aufgrund langjähriger Verwaltungserfahrung einen Zeitraum von bis zu 5 Jahren für Einzelakten vor.
Der in § 14 Abs. 1 Satz 4 GewO vorgesehenen Zweckbindung wird in diesem Zeitraum dadurch Rechnung getragen, dass nach der Gewerbeabmeldung bis zu Löschung gem. § 16 Abs. 3 Nr. 1 DSG-LSA eine Sperrung der Gewerbemeldedaten eintritt.