12.2 Vom Dateienregister zum Verfahrensverzeichnis

Mit der Novellierung des DSG-LSA durch Artikel 1 des Gesetzes zur Änderung datenschutzrechtlicher Vorschriften vom 21.08.2001 (GVBl. LSA S. 348) wurde der bisherige § 25 DSG-LSA (Dateienregister) ersatzlos gestrichen. Darauf hatte der Landesbeauftragte auch in seiner Bekanntmachung vom 31.08.2001 (MBl. LSA S. 842) hingewiesen.
Dennoch gehen weiterhin Meldungen zu automatisierten Dateien von öffentlichen Stellen beim Landesbeauftragten ein.
Allerdings besteht nunmehr gem. § 14 Abs. 3 Satz 1 DSG-LSA die Verpflichtung für öffentliche Stellen zur eigenen Führung eines Verfahrensverzeichnisses für automatisierte Verfahren.
Nach den Übergangsvorschriften des § 32 Abs. 1 DSG-LSA gelten zwar die nach bisherigem Recht erstellten Dateifestlegungen als Verfahrensverzeichnis fort, der Landesbeauftragte empfiehlt jedoch, das Verfahrensverzeichnis auf der Basis der alten Dateifestlegungen schnellstmöglich auf einen neuen Stand zu bringen, da sich gerade bei den technisch-organisatorischen Maßnahmen nach § 6 DSG-LSA wesentliche Änderungen ergeben haben, welche im Verfahrensverzeichnis unter § 14 Abs. 3 Ziffer 9. DSG-LSA Berücksichtigung finden müssen.

Erläuterungen hierzu finden sich in den VV-DSG-LSA, insbesondere der dortigen Anlage 3 (Muster für ein Verfahrensverzeichnis).

Die Beauftragten für den Datenschutz sollten ein besonderes Augenmerk auf die Aktualität und die Vollständigkeit der von ihnen zu führenden Verfahrensverzeichnisse gem. § 14a Abs. 4 Satz 1 DSG-LSA legen.
Bei zukünftigen Kontrollen des Landesbeauftragten kann dieses Verfahrensverzeichnis vorab von der jeweiligen öffentlichen Stelle zur Vorbereitung der Kontrolle abgefordert werden. Liegt es nicht vor, kann dies zu einer Beanstandung durch den Landesbeauftragten führen.