16.2 Zeiterfassung

Kontrollen und Beratungsanfragen sind häufig Anlass, die Behandlung von sog. Gleitzeitkarten oder automatisierten Dokumentationen zur täglichen Arbeitszeit zu erörtern.

Dem Dienstvorgesetzten obliegt die Kontrolle der Einhaltung der täglichen Arbeitszeit. Grundsätzlich darf auch der jeweilige Vorgesetzte im Rahmen der Dienstaufsicht aus arbeitsorganisatorischen Gründen An- und Abwesenheitslisten über seine Mitarbeiter führen. Übersichten über An- und Abwesenheit gehören zu den Aufgaben der Personalverwaltung.

Automatisierte Zeiterfassungen sind mitbestimmungspflichtig. Dienstanweisungen oder Dienstvereinbarungen sollten detailliert Umfang, Dauer der Erhebung und Verarbeitung von Beschäftigtendaten sowie Auswertungsmöglichkeiten festlegen.
Die Zweckbindung (entsprechend der ArbeitszeitVO) ist zu beachten.

Im technisch-organisatorischen Bereich sind die notwendigen Schutzvorkehrungen zu treffen. Programmfunktionen müssen nicht vorgesehene Auswertungsmöglichkeiten technisch unterbinden. Die Zugriffsrechte sind exakt und auf das notwendige Maß (Vorgesetzte, Dienststellenleitung) beschränkt festzulegen. Aktualisierungs- bzw. Korrekturverfahren sind ebenfalls detailliert zu regeln, wie z.B. die befugte Korrekturperson, die Korrekturgrundlage (z.B. vom Vorgesetzten gezeichneter Beleg), das Passwort und die Verschlüsselung. Den Gefahren des unbefugten Zugriffs auf Stempelkarten bzw. des Kartenverlustes ist vorzubeugen.

Gleitzeitkarten bzw. monatliche Ausdrucke zur Arbeitszeit sind als zunächst nicht grundlegende Daten zum Arbeitszeitstatus als Sachakten anzusehen, so dass allgemeines Datenschutzrecht auf die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Anwendung findet. Danach ist die regelmäßige Vollkontrolle der Gleitzeitdaten aller Mitarbeiter durch unmittelbare Dienst- oder Fachvorgesetzte bedenklich (Bewegungs- bzw. Gewohnheitsbilder von Mitarbeitern). Datenschutzrechtlich unbedenklich sind die üblichen Stichproben und Anlasskontrollen in Einzelfällen (z.B. bei häufiger Abwesenheit oder Leistungsdefizit).