18. Rechtspflege

18.1  "Personalaktenführung in der Justiz" oder "Jeder will alles im eigenen Hause haben"

Bei der Prüfung eines Amtsgerichts wurden auch stichprobenweise Personalvorgänge des nichtrichterlichen Personals geprüft.
Aus dem Ergebnis dieser Prüfung lassen sich nicht nur Rückschlüsse auf die drei Ebenen der ordentlichen Gerichtsbarkeit ziehen, sondern auch auf Eigenheiten bei der Personalaktenführung schließen, die nicht im Einklang mit den allgemeinen gesetzlichen Bestimmungen stehen dürften.

In einigen Personalakten fanden sich sog. personelle Sammelverfügungen oder Berichte, in denen die jeweils anderen betroffenen Bediensteten nicht geschwärzt worden waren. In der Personalakte einer Justizangestellten befand sich ein Bericht des Direktors des Amtsgerichts über den Präsidenten des Landgerichts an die Präsidentin des Oberlandesgerichts, in dem auch andere weibliche Bedienstete namentlich erwähnt sind, die zu ebenfalls genannten Zeitpunkten aufgrund von Schwangerschaft Mutterschutz antreten würden.
Eine Anhäufung sensibler Daten, mit der so gesetzlich nicht umgegangen werden darf. Die Auflistung von personenbezogenen Daten Dritter in Sammelverfügungen kann (z.B. bei Einsichtnahmen in die Personalakte) datenschutzrechtlich zur Übermittlung personenbezogener Informationen führen, für welche die gesetzlichen Voraussetzungen nicht vorliegen. Gründe der "Verwaltungsbequemlichkeit" reichen als Rechtfertigung für ein solches Verfahren bekanntermaßen nicht aus. Auch in der Justizverwaltung muss sich der Umgang mit Personaldaten an den §§ 90 ff BG LSA orientieren, die über § 28 Abs. 1 DSG-LSA auch für die angestellten Bediensteten gelten.

Des Weiteren stellte sich bei den Stichproben heraus, dass in der Regel an mindestens drei Stellen Akten über die Bediensteten geführt werden (Amts-, Land- und Oberlandesgericht). Angaben zu Grund-/Teil- und Nebenpersonalakten waren auf bzw. in den vorgelegten Akten nicht ersichtlich. Die Existenz weiterer Personal(Teil-)akten war aus den vorgelegten Akten allenfalls indirekt zu erschließen.
Zudem konnte auch auf Nachfrage kein Hinweis zu einer Verfügung hinsichtlich der Ausübung der personalrechtlichen Befugnisse in den Einzelfällen gegeben werden.

Diese Praxis bei der Führung der Personalakten widerspricht den in § 90 BG LSA geregelten Grundsätzen, u.a. der Einheit der Personalakte.
Der Erlass des Ministeriums der Justiz zur Ausübung der personalrechtlichen Befugnisse (vom 05.11.1997, JMBl. 1997, 375) trifft keine Regelung zur Personalaktenführung. Er scheint jedoch - entgegen § 90 Abs. 2 Satz 2 BG LSA - so verstanden zu werden, als sei der Originalentwurf
über eine personalbezogene Maßnahme bei der personalrechtlich befugten und nicht bei der für die Führung der Grundakte zuständigen Dienststelle zu den Akten zu nehmen.

Der Landesbeauftragte hat auf diese Mängel hingewiesen. Inzwischen hat das Ministerium der Justiz dazu eine Allgemeinverfügung herausgegeben, die am 01. Januar 2003 in Kraft getreten ist.