16.11 Leseberechtigung des Personalrates im Stellenbewirtschaftungsmodul

In einer Behörde wurde ein neues Personalverwaltungssystem installiert. Da hier nun für jeden Bearbeiter bestimmte Rechte (Lese- und Bearbeitungsrechte) vergeben werden konnten, beantragte der Personalrat das Leserecht für das Stellenbewirtschaftungsmodul.
Die Behörde meinte, dass hier zu viele Daten ständig für den Personalrat bereitgestellt würden.

Grundsätzlich regelt § 57 Abs. 2 PersVG LSA den Umfang und die Art und Weise der Unterrichtung des Personalrates durch die Dienststelle. Danach besteht eine Unterrichtungspflicht nur, soweit sie zur Durchführung der Aufgaben des Personalrats erforderlich ist. § 57 Abs. 2 PersVG LSA gibt somit keine Handhabe dafür, jegliche allgemeine Vorabinformationen zum Personal losgelöst von konkreten personalrechtlichen Aufgaben zu erhalten. Auch bei der Erfüllung der allgemeinen Aufgaben des Personalrates, so z.B. bei der Überwachung, dass die zugunsten der Beschäftigten geschaffenen Bestimmungen durchgeführt werden, können dem Informationsanspruch Grenzen gesetzt sein.
Dies ist der Fall, wenn der Unterrichtung höherrangige Rechte der Beschäftigten entgegenstehen (Personalaktendatenschutz). Ebenso ist der Grundsatz der Datensparsamkeit zu beachten.
Natürlich benötigt der Personalrat die Informationen oft frühzeitig, um seine Aufgaben erfüllen zu können. Der Anspruch auf umfassende und rechtzeitige Unterrichtung erfasst sämtliche Aufgaben des Personalrates und erstreckt sich auch auf die erforderlichen personenbezogenen Daten, die in Dateien gespeichert sind. Allerdings hat der Personalrat nicht das Recht, Daten für ein künftiges Tätigwerden zu sammeln und vorzuhalten.

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten durch den Personalrat ist gem. §§ 9 Abs. 1, 10 Abs. 1 DSG-LSA nur zulässig, soweit dies zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Infolge der umfassenden Unterrichtungsmöglichkeiten ist die eigene Verarbeitung (§ 2 Abs. 5 DSG-LSA) personenbezogener Daten beim Personalrat daher grundsätzlich unzulässig. Die Führung von Personalnebenakten und die Vorratsdatenhaltung würden gegen das Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung verstoßen.

In Abhängigkeit von den Gegebenheiten und auch der Größe der Dienststelle kann es aber ggf. unabhängig vom jeweiligen Einzelvorgang zur Aufgabenerfüllung des Personalrates dennoch erforderlich sein, einige Grunddaten der Beschäftigten zur Verfügung zu haben. Einzelne Grunddaten (z.B. Name, Familienstand, Dauer der Dienststellenzugehörigkeit, Beförderungsdaten, Eingruppierung) können aufgabenbedingt vorgehalten werden, wenn es dem Personalrat nicht mehr zuzumuten ist, regelmäßig benötigte Informationen jedes Mal erneut zu erfragen. Bei der Beurteilung der Zulässigkeit und des Umfanges ist aus dem o.g. Gründen ein enger Maßstab anzulegen.

Die erforderlichen Unterlagen sind dem Personalrat in geeigneter Weise zugänglich zu machen. In welcher Weise dies geschieht, hängt von der Art und dem Inhalt der Unterlagen ab und davon, wie eingehend und häufig sich der Personalrat mit den Unterlagen befassen muss, um die Aufgaben wirksam erfüllen zu können. Die Möglichkeiten reichen vom Einblick in die Papiere bis zur befristeten oder dauerhaften Überlassung einer Aufstellung.

Somit ist ein ständiges Leserecht des Personalrates im automatisiert vorgehaltenen Stellenplan nicht zwingend erforderlich, wenn die Unterlagen oder Informationen auch auf anderem Weg zur Verfügung gestellt werden können. Insbesondere ist zu vermeiden, dass der Personalrat auf personenbezogene Daten zugreifen kann, die er nicht zur Aufgabenerfüllung benötigt.