Bereinigung von Personalakten

Personalakten wechseln gelegentlich den Besitzer. Im Bereich des öffentlichen Dienstes nicht nur bei der Versetzung, sondern beispielsweise auch bei Bewerbungsvorgängen. Im nicht-öffentlichen Bereich werden einzelne Geschäftsfelder von Unternehmen in unterschiedliche Töchter ausgegliedert oder auf andere Unternehmen übertragen. Beschäftigte werden dabei in die entsprechenden Unternehmen übergeleitet und dazu ihre Personalakten an die neuen Arbeitgeber übergeben.

Besonders beim Wechsel des Arbeitgebers ist es problematisch, wenn Personalakten berechtigt aufgenommene Unterlagen negativen Inhalts, die Jahre zurückliegen (z. B. Abmahnungen, Krankmeldungen), oder Unterlagen, die nicht hätten in die Personalakten aufgenommen werden dürfen, enthalten. Auch finden sich gelegentlich Dokumente mit personenbezogenen Daten über andere Beschäftigte in Personalakten. Der Landesbeauftragte hat wiederholt bei seinen Prüfungen von Personalverwaltungen entsprechende Feststellungen gemacht. Eine Weitergabe mit solchen Unterlagen kann das Persönlichkeitsrecht der Betroffenen nicht unerheblich beeinträchtigen, wenn neue Arbeitgeber eigentlich nicht mehr relevante Dinge erfahren.

Ein Beispiel sind Krankmeldungen. Für die zulässige Aufbewahrung der Information ist ein Interessenausgleich geboten. Im öffentlichen Bereich sind hier zeitliche Vorgaben in § 90 Abs. 2 LBG LSA, ggf. i. V. m. § 28 Abs. 1 DSG LSA, enthalten. Im Bereich der Privatwirtschaft erscheint eine Aufbewahrung solange vertretbar, wie dies durch Rechtvorschrift geboten ist bzw. eine erfolgreiche Verwendung in einem eventuellen Rechtsstreit nach der arbeitsgerichtlichen Rechtsprechung noch möglich erscheint.

Ein anderes Beispiel sind Abmahnungen. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts kann ein Anspruch auf Entfernung bestehen, wenn die Abmahnung für die weitere Beurteilung überflüssig geworden ist und den Arbeitnehmer in seiner Entwicklungsmöglichkeit beeinträchtigt. Andererseits besteht ein berechtigtes, ggf. überwiegendes Interesse des Arbeitgebers, im Hinblick auf mögliche Kündigungsverfahren auf bisherige Abmahnungen zurückzugreifen.

In diesem Zusammenhang ist die Rechtsprechung zu berücksichtigen (Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 19.07.2012, Az.: AZR 782/11, juris), wonach ein Entfernungsanspruch hinsichtlich einer Abmahnung nur geltend gemacht werden könne, wenn der Arbeitgeber kein sonstiges berechtigtes Interesse mehr an der Dokumentation der Abmahnung hat, obwohl die Abmahnung ihre Warnfunktion bereits verloren hat. Insoweit gilt aber nicht der Grundsatz, dass sich schon „irgendein Grund“ zur Dokumentation finden lässt. Das Arbeitgeberinteresse besteht nicht zwangsläufig für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses, „überholte“ Pflichtverletzungen oder andere negative Informationen können ihre Bedeutung durchaus gänzlich verlieren, so das Bundesarbeitsgericht.

Für den öffentlichen Bereich greift die gesetzliche Wertung (§ 89 LBG LSA i. V. m. § 28 Abs. 1 DSG LSA, § 16 Abs. 5 DG LSA), wonach nach zwei Jahren Unterlagen grundsätzlich auf Antrag zu entfernen sind. Die Berücksichtigung dessen ist durch die Fürsorgepflicht geboten. Im nicht-öffentlichen Bereich erfordert eine Abwägung im Rahmen der allgemeinen Schutz- und Rücksichtnahmepflichten die angemessene Beachtung des Persönlichkeitsrechts der Beschäftigten, die zu ähnlichen Ergebnissen führen dürfte.

Es besteht daher die Notwendigkeit, dass Arbeitgeber die Personalakten grundsätzlich regelmäßig entsprechend überprüfen und ggf. bereinigen. Dabei darf auch nicht übersehen werden, dass dies nicht nur für Unterlagen in Papierform gilt. Auch in Bezug auf elektronische Unterlagen ist eine zeitgerechte Löschung zu gewährleisten. Weitere Hinweise sind dem XI. Tätigkeitsbericht des Landesbeauftragten für den Datenschutz, Nr. 11. 3, zu entnehmen. 

Findet die Überprüfung der Personalakten erst anlässlich eines Betriebsübergangs statt, sollte der Arbeitgeber auch im Blick haben, ob eventuell noch rein betriebsinterne Unterlagen enthalten sind, die für eine regelmäßige Personalaktenführung bei anderen Arbeitgebern nicht erforderlich sind.