Infopaket Wohnungswirtschaft

Regelmäßig erreichen die Landesbeauftragte Anfragen und Beschwerden aus dem Bereich der Wohnungswirtschaft. Häufig geht es um die Datenerhebung bei der Wohnungsvermietung und um die Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte.

Die Bewohnerinnen und Bewohner einer Wohnung sind dabei in einer sehr persönlichen Sphäre betroffen. Häufig werden dem Vermieter oder der Vermieterin viele Informationen und Details über die persönlichen Wohn- und Lebensumstände bekannt.

In diesem Infopaket sind Materialien zusammengestellt, die Verantwortliche in der Wohnungswirtschaft dabei unterstützen können, die Anforderungen der DS-GVO zu erfüllen. Betroffene Personen finden hier Hinweise dazu, in welchen Grenzen Datenverarbeitungen z. B. der Vermieterinnen und Vermieter datenschutzrechtlich zulässig sind und welche Rechte sie haben, wenn sie der Auffassung sind, dass Vermieterinnen und Vermieter diese Grenzen überschreiten.

• Orientierungshilfe zur Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressent:innen, Stand 24. Januar 2024
   
• Musterfragebogen zur Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressentinnen und Mietinteressenten als docx
   
• Formulierungshilfe für Datenschutzinformationen für Mietinteressentinnen und Mietinteressenten als docx
   
• Orientierungshilfe zur Datenverarbeitung im Zusammenhang mit funkbasierten Zählern, Stand 16. August 2024
   
• Beispiel für ein Informationsblatt nach Art. 13 DS-GVO bei funkbasierten Messsystemen für Wasser-, Wärme- und Stromverbrauch
   
• Infopaket KMU - Informationen für kleine und mittlere Unternehmen
  Hier sind u. a. Muster für ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und eine Formulierungshilfe für eine Auskunft nach Art. 15 DS-GVO zu finden, aber auch der Leitfaden „Datenschutz ist Chefsache“ und der Flyer „Häufige Ursachen von Datenschutzverletzungen und Abwehrmaßnahmen“.
   
• Infopaket Videoüberwachung – Hinweise für Betroffene und Verantwortliche
   
• Orientierungshilfe zu Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten bei der Übermittlung per E-Mail, Stand 16. Juni 2021
  Ganz praktische Hinweise zur Verschlüsselung von E-Mails und zu Alternativen zur E-Mail-Kommunikation sind hier in einem Hinweisblatt zusammengestellt. Die Landesbeauftragte empfiehlt der Wohnungswirtschaft häufig beispielsweise, personenbezogene Daten nur in verschlüsselten E-Mail-Anhängen zu versenden. Die Verschlüsselung von Dateien ist mit gängiger Software in der Regel problemlos möglich und senkt zugleich das Risiko, dass diese Dateien bei einem Fehlversand von unbefugten Empfängern geöffnet und gelesen werden können. Eine Alternative zur E-Mail-Kommunikation ist auch die Einrichtung einer Kommunikationsplattform, z. B. in einem zugangsgeschützten Bereich auf der eigenen Internetseite oder auf dem Portal eines Dienstleisters/Auftragsverarbeiters.
   
• Faltblatt zu den Rechten der Betroffenen nach der Datenschutz-Grundverordnung mit Mustern für Widersprüche und Auskunftsersuchen, Stand November 2023
   

• Aktuelle Information zu Rauchwarnmeldern mit Klimamonitoring, Stand März 2025
  Die Landesbeauftragte erreichen derzeit vermehrt Anfragen zu Rauchwarnmeldern mit zusätzlichen Funktionen zum sogenannten Klimamonitoring (Messungen von Temperatur und Luftfeuchtigkeit mit Lüftungsempfehlungen).
  Als datenschutzrechtliche Grundlage für diese Datenverarbeitungen kommt nur eine informierte, freiwillige und jederzeit widerrufliche Einwilligung in Betracht. Die Geräte müssen so voreingestellt sein, dass die Klimamonitoring-Funktion deaktiviert ist. Es obliegt der freien Entscheidung der Mieterinnen und Mieter, ob sie diese Funktion aktivieren möchten. Jegliche Einflussnahme auf ihre Entscheidung verbietet sich.
  Ob die Funktion aktiviert oder deaktiviert ist, sollte daher für die betroffenen Personen erkennbar oder nachprüfbar sein.
  Bei den Geräten, die die VONOVIA SE einbauen lässt, geschieht das Aktivieren und Deaktivieren laut Herstellerangabe mit einer Taste am Gerät selbst und wird durch ein LED-Signal bestätigt. Die Vonovia hält dafür auf ihrer Internetseite Anleitungen bereit. Mit Anfragen, Hinweisen und Beschwerden dazu können sich betroffene Personen an die für die VONOVIA SE zuständige Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen wenden.
  Zu zivilrechtlichen Fragen, z. B. der Mieterhöhung wegen Modernisierung, kann sich die Landesbeauftragte nicht äußern.