20.18 Vordrucke für Kindertagesstättenanmeldung

Der Landesbeauftragte hat in einer Verwaltungsgemeinschaft die dort verwendeten Vordrucke im Kindertagesstättenbereich geprüft. Das Ergebnis der datenschutzrechtlichen Überprüfung wurde der Verwaltungsgemeinschaft im September 2003 mitgeteilt. Zur Förderung des Engagements erfolgte im November 2003 eine persönliche ausführliche Beratung vor Ort. Die weitere Überarbeitung vollzog sich schleppend, so dass mehrfach Erinnerungen erforderlich waren. Mitte Februar 2004 übersandte die Verwaltungsgemeinschaft wiederum nur teilweise überarbeitete Vordrucke mit dem Hinweis, sie schließe hiermit die Überarbeitung ab.
Da weiterhin keine datenschutzgerechten Vordrucke vorlagen, hat der Landesbeauftragte Ende Februar 2004 erneut auf die Problematik im Vordruckwesen und die damit verbundene unzulässige Datenerhebung hingewiesen, verbunden mit der Aufforderung, über das Veranlasste zu berichten. Es erfolgte keine Reaktion. Nach erneuter Erinnerung teilte die Verwaltungsgemeinschaft mit Schreiben vom Anfang April 2004 mit, dass sich die Vordrucke in der Überarbeitung befinden und zu gegebener Zeit zur Ansicht übersandt würden. Am 18. Mai 2004 wurde eine Kontrolle vor Ort durchgeführt. Dabei wurde zunächst festgestellt, dass mit der Überarbeitung der Vordrucke noch nicht einmal begonnen worden war. Eine nachvollziehbare Erklärung für ihre unwahre Darstellung konnte die Verwaltungsgemeinschaft nicht abgeben.

Zur Verfahrensweise wurde festgestellt, dass die verwendeten Vordrucke ausgefüllt von den Erziehungsberechtigten in der Verwaltung (Hauptamt, Abteilung Kindertageseinrichtungen) abzugeben waren. Von dort wurden die vollständig ausgefüllten Anträge in Kopie an die Kindertageseinrichtungen übermittelt.
Damit lagen die gesamten erhobenen Sozialdaten, die einem besonderen Schutz unterliegen (§ 61 SGB VIII), und die ebenfalls besonders geschützten Gesundheitsdaten der Kinder (personenbezogene Daten besonderer Art, § 67a Abs. 1 SGB X) sowohl im Hauptamt als auch in der Kindertageseinrichtung vor.
Nach § 35 Abs. 1 SGB I i.V.m. §§ 61 Abs. 1, 62 Abs. 1, 63 Abs. 1 und 64 Abs. 1 SGB VIII dürfen Sozialdaten nur erhoben, verarbeitet und genutzt werden, soweit sie zur Aufgabenerledigung erforderlich sind. Die Wahrung des Sozialgeheimnisses umfasst die Verpflichtung, auch innerhalb der Verwaltungsgemeinschaft sicherzustellen, dass die Sozialdaten nur Befugten zugänglich sind und nur an diese weitergegeben werden (Grundsatz der informationellen Gewaltenteilung). Für die Antragstellung war die Verwaltungsgemeinschaft nach § 16 Abs. 3 SGB I verpflichtet, darauf hinzuwirken, dass unverzüglich klare und sachdienliche Anträge gestellt werden.

Die Vordrucke wiesen in der Überschrift nicht aus, für welchen Bereich sie Anwendung finden (z.B. Krippe, Kindergarten, Hort). Die Angaben, an wen sie zu richten sind, waren teilweise fehlerhaft. Hierbei war zu unterscheiden zwischen der Anmeldung bei der Verwaltung (Hauptamt) und der Aufnahme in der Kindertageseinrichtung (Einrichtung). Der Aufnahmevordruck für die Einrichtung wäre nur im Falle der tatsächlichen Aufnahme eines Kindes in der Einrichtung auszufüllen gewesen. Nur dieser Vordruck darf die Daten enthalten, die dort zur Betreuung erforderlich sind. Zur Aufgabenerfüllung des Fachamtes sind dagegen in der Einrichtung nötige Informationen, z.B. zur Erreichbarkeit für den Notfall, nicht erforderlich.

Weiterhin war für die Geschwisterermäßigung ein Vordruckfeld vorgesehen, welches zur Eintragung des Namens veranlasste. Eine Namensnennung war jedoch nach der Satzung und der Gebührensatzung gerade nicht erforderlich. Die Erhebung bzw. Speicherung des Namens war daher unzulässig.

Bei der Prüfung wurden weitere datenschutzrechtlich bedenkliche Sachverhalte festgestellt. So entsprach die Forderung nach einer amtsärztlichen Bescheinigung nicht der Rechtslage. Gemäß § 18 Abs. 1 Kinderförderungsgesetz (KiFöG) wird nur eine ärztliche Bescheinigung über die gesundheitliche Eignung gefordert. Ein „Gesundheitsattest für Kinder” in einer Akte enthielt zusätzlich Daten über durchgeführte Impfungen. Die Speicherung dieser Angaben ist durch § 18 Abs. 1 KiFöG nicht gedeckt und damit unzulässig. Auch die geforderte Bescheinigung des Arbeitgebers eines Vaters war nicht erforderlich, da die Anmeldung nur für 5 Stunden vorgenommen wurde. Damit ist gem. § 3 Abs. 1 Nr. 2 KiFöG keine derartige Bescheinigung notwendig. Die Daten waren unzulässig erhoben und gespeichert. Auf die Löschungspflicht wurde hingewiesen (vgl. § 84 Abs. 2 Satz 1 SGB X).

Darüber hinaus begegnete die Speicherung personenbezogener Daten in den Gruppenbüchern einer Kindertagesstätte datenschutzrechtlichen Bedenken. Auch bei freiwilligen Angaben ist die Erhebung und Speicherung an der Erforderlichkeit auszurichten. Der verfassungsrechtliche Grundsatz der Verhältnismäßigkeit gebietet der Verwaltung auch bei der Datenerhebung mit Einwilligung der Betroffenen nur zur Aufgabenerfüllung notwendige Informationen zu erfragen. Erforderlich sind aber nur Daten zur Erreichbarkeit für Notfälle, nicht aber Angaben zum Arbeitgeber.
Es lagen damit vielfache Verstöße gegen die zu beachtenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen vor. Über einen längeren Zeitraum wurde die Korrektur erheblicher rechtswidriger Eingriffe in das informationelle Selbstbestimmungsrecht der Kinder bzw. ihrer Eltern hartnäckig verweigert. Der Landesbeauftragte hat das Vorgehen formell beanstandet.