3. Archivwesen

Akteneinsicht beim Jugendamt

Eine Petentin hatte bei dem für ihren Sohn zuständigen Jugendamt einer Stadt Akteneinsicht in einen Vorgang beantragt, der mehr als 20 Jahre zurück lag. Da dieser Antrag unter zum Teil widersprüchlichen Angaben sowohl vom Jugendamt als auch vom Stadtarchiv abgelehnt wurde, wandte sich die Betroffene an den Landesbeauftragten.

Nachdem schriftliche Aufklärungsversuche keinen Erfolg hatten, wurde eine Kontrolle vor Ort erforderlich, die in beiden Arbeitsbereichen rechtlich bedenkliche Verfahrensweisen und Unsicherheiten in der Rechtsanwendung aufgedeckt hat. Im Einzelnen hat der Landesbeauftragte folgende Mängel festgestellt:

- Das Jugendamt hat den Antrag auf Akteneinsicht mit widersprüchlichen Begründungen abgelehnt; einmal gab es keine Unterlagen oder ein andermal sollen die Kriterien für die Akteneinsicht nicht vorgelegen haben. Außerdem wurde mit § 25 SGB X eine falsche Rechtsgrundlage herangezogen. Da das Verfahren aber vor Jahren abgeschlossen wurde und die Petentin den datenschutzrechtlichen Auskunftsanspruch geltend machte, hätte eine Auskunft nach § 83 SGB X bzw. ein Archivierungshinweis erteilt werden müssen.

- Auf Empfehlung des Landesbeauftragten wandte sich die Petentin zusätzlich an das Stadtarchiv. Das Archiv bestätigte zwar das Vorhandensein von Unterlagen, es sei aber ohne Zustimmung des Jugendamtes nicht berechtigt, Informationen herauszugeben. Die Erörterung ergab, dass die Unterlagen des Jugendamtes richtigerweise als Archivgut an das Stadtarchiv abgegeben und dort übernommen wurden. Daher wäre eine Auskunft gem. § 6 ArchG-LSA in Verantwortung des Archivs möglich gewesen.

Dies schließt nicht aus, dass sich das Archiv dazu ohne Personenbezug mit dem Fachamt über spezialgesetzliche Anforderungen vorher berät. Die Archivmitarbeiter waren sich dieser Verantwortung zunächst jedoch nicht bewusst.

Nach dieser Kontrolle wurden die entsprechenden Unterlagen durch das Stadtarchiv an die Petentin übersandt.